METODA 5S U TEORIJI I PRAKSI

Sigurno se svi možemo složiti da su u životu bitne i teorija i praksa. Uglavnom stvari počinju idejom, koje se nadograde u praksi, ili se na temelju znanja u praksi poboljšava teorija. Nikad neću zaboraviti natpis, koji je tijekom mog srednjoškolskog obrazovanja visio na zidu radionice praktične nastave: "PRAKSA bez teorije je slijepa i TEORIJA bez prakse je mrtva!“

Upravo iz tog razloga, u ovom blogu se oslanjam na teorijski temelj metode 5S, koju sam začinio praktičnom perspektivom i iskustvom.

5S je kratica za pet japanskih riječi, koje počinju na slovo S (Seiri - odvajati, Seiton - uređivati, Seiso - čistiti, Seiketsu - standardizirati, Shitsuke – provoditi u praksi) a sastoji se od strukturirane metode kojoj je svrha kontinuirano poboljšanje radnog područja. Izvori navode, da je razvijen u Japanu, u Toyoti, ciljem razvoja kulture zaposlenih, kako bi se utvrdilo optimalno uredno i čisto radno okruženje. Zanimljivo je, da sada gotovo nema tvrtke, koja nije preuzela barem dio ove metodologije. Kod nas se često pogrešno razumije i definira kao sustav uređenje i čišćenje, ali to znači mnogo više od toga.

Princip 5S je filozofija organiziranja i upravljanja, da se oslobodimo od "otpada" ili gubitaka koji proizlaze iz neurednog radnog okruženja. Osnovni cilj 5S je stvoriti viši stupanj kulture i učinkovitosti na radnom mjestu. Jednostavno i izvedivo bilo u poslovnim ili proizvodnim procesima, uredima, te je pogodna za sve. Zbog suvremenog tempa, princip 5S zapravo rade svugdje, u javnom i domaćim okruženjima.

Prije nego idemo u detalje 5S metode, potrebno je napraviti kratak pregled dizajna SUSTAVA, kako bi ispravno razumjeli gdje je, unutar proizvodnog sustava, mjesto 5S.

Proizvodni sustav je skup metoda i alata, kao što su: TPM, 5S, Kaizen, upravo na vrijeme, standardizacije, Poka Yoke ... Danas nije dovoljno, da bi savladali samo jedno područje, nego zahtijeva široko znanje i integraciju svih tih različitih sastavnih elemenata proizvodnog sustava, kako bi postigli IZVRSNOST U SVOM SVAKODNEVNOM RADU.

U osnovi u metodi 5S ide za proces stalnog poboljšanja, koji traži, da smo optimalno učinkoviti na radnom mjestu. To znači da metoda 5S nikada ne prestane. Možda se završi neka faza razvoja, ali metoda, kao takva, nikada!

Vjerojatno ste imali priliku čuti ili vidjeti kako poduzeća s najdužom tradicijom na ovom području govore o različitim ciklusima, fazama, razinama zrelosti, novim ciljevima ... upravo zbog kontinuiranog razvoja i napredovanja. Osnovni koraci ostaju isti, mijenjaju se pristupi i alati, koji djeluju u toj provjerenoj metodi. Sve je više naglasak na učinkovitosti, jer na prvi pogled uredno i čisto radno mjestu, ne znači da smo iskorijeniti sve gubitke, koji ne stvaraju dodanu vrijednost. Metoda je ona, koja određuje što i kako, dok sustav definira: zašto, tko, gdje i kada.

5S je pet velikih slova japanskih riječi, koje znače:

Budući, da su japanski izrazi teško prevodljivi u jednu hrvatsku riječ, to je lakše objasniti kratkim opisom.

Seiri – odvajati

Odvajati ono, što je korisno, od onoga što nije. To znači, da se ukloni ili očistiti (u smislu ukloniti taj dio, koji smeta) zadržane, beskorisne predmete ili informacije.

Zašto odvajamo?

Jer beskorisni predmeti / informacije ... zauzimaju prostor, koji bi se mogao korisno primijeniti za druge aktivnosti. Obično suvišni predmeti značajno povećaju vrijeme pristupa do alata, računalnih mapa, itd.

Vrijeme je novac! Koliko novaca izgubimo u potrazi za različitim stvarima u ormaru?

Seiton – uređivati

Uređivati, po poznatoj poslovici, znači »odrediti mjesto za svaku stvar i staviti svaku stvar na svoje mjesto". Ova druga faza obuhvaća utvrđivanje, vizualnu identifikaciju i čišćenje svega preostalog nakon prve faze eliminacije beskorisnog.

Zbog toga, da lakoćom nađemo predmet, kojeg trebamo. Predmete složimo ili uređujemo prema različitim kriterijima, posebno prema učestalosti uporabe.

Zašto uređujemo?

Cilj uređenja je, da imamo potrebne stvari uredne, na vidljivom mjestu i dostupne. Na ovaj način jasnije vidimo svaku povredu utvrđenim pravilima uređenja, lakše vidimo druge greške te smo učinkovitiji u korištenju materijala i alata, kao i u upravljanju ili održavanju strojeva.

Slučaj POKA YOKE i vizualnog upravljanja iz svakodnevne prakse

Kod poznatog trgovca svjesni su značenja lean organizacije. POKA YOKE mehaničkom zaštitom  spriječili su zaključavanje kolica u duži red. Kolica različitih boja ne mogu se otključati međusobno. Vizualnom oznakom (boja označena na desnoj strani kolica) su omogućili, da možemo već izdaleka vidjeti, u koji red ćemo staviti kolica (izbjegnemo nepotrebno pokušavanje, gdje kolica stanu). Kod nekih drugih trgovaca, koji nemaju sustav Poka Yoke i vizualnu identifikaciju, možete primijetiti, kako se na nekim mjestima kolica gomilaju, odnosno su posvuda okolo.

Seiso – čistiti

Treća faza često predstavlja najveći problem u primjeni načela 5S. Zapažena je suzdržanost kod ljudi,  kad dolazi faza čišćenja. Neki kažu, da nisu tamo za čišćenje, nego uče ili izrađuju zahtijevane proizvode. Zaposlenici bi trebali razumjeti, da čišćenje odražava stvarnu spremnost, da smo odgovorni za sve predmete koje koristimo kao i spremnost, da ih održavamo u besprijekornom stanju.

Zašto čistimo?

Procedura 5S je primljena, kada zaposlenici razumiju važnost metode i njezinu dodanu vrijednost u postizanju izvrsnosti svaki dan. To posebno vrijedi za fazu čišćenja, na koju se često gleda kao na neudobno. Kako bi se čišćenje prihvatilo, treba razmotriti vidikom kontinuiranog napretka i kao priliku da se otkriju i otklone uzroci problema jedan po jedan.

Bitno je, da kroz akt čišćenja:

• napravimo naše radno okruženje ugodnijim (nema kvalitete rada u lošem, prljavom ili neprilagođenom okolišu);
• izbjegnemo rizik kvara (otkrivamo simptome prije kvara) ili omogućavamo njihovo brže otklanjanje;
• izbjegnemo opasnost od nesreće na radu;
• izbjegnemo pogoršanju stanja korištenog materijala;
• lakše pregledamo stanje sredstava za proizvodnju i otkrijemo slabosti.

Čistoća je važna svugdje! Ne vjerujete? Čak i ako je hrana ukusna, ali se priprema u restoranu, koji je prikazan na desnoj strani, ne nadahnjuje poseban apetit.

Seiketsu – standardizacija

Standardizacija ili usklađivanje je potrebno (ali nedovoljno) za savladati prirodnu težnju prema nemarnosti i vračanju starim (pogotovo lošim) navikama nakon postizanja referentnog stanja.

Standardizacija znači formalizirati referentna stanja i odrediti aktivnosti, koje je potrebno redovito izvoditi, neke i svakodnevno, da bi sačuvali dostignutu razinu kod provedena prva tri S.

Zašto standardiziramo?

Standardiziramo zato, da bi sačuvali dostignute rezultate nakon prva 3S (odvajanje - uređivanje – čišćenje) i usvojili dobre postupke provedbe, koje su oblikovali sudionici radilišta.

Ciljevi standardizacije su također:

• obučiti svakoga za otkrivanje nedostataka;
• stvoriti osnovu za obuku za svakodnevne aktivnosti;
• odrediti željenu, jasno izraženu situaciju (referentno stanja);
• stvoriti osnovu za poboljšanje.

Prikaz standardnog uređenja kolica za održavanje / Standardizacija je jedno najsnažnijih alata suvremene organizacijske prakse

Shitsuke – izvođenje u praksi … in upravljanje 5S metodom

Doslovni prijevodi  Shitsuke su » dosljednost « ili »uzgoj. Tradicionalno istočno šegrtovanje bazira na odnosu majstor / šegrt, u kojem šegrt počne tako, da imitira učitelja i ponavlja tako dugo,  dok ne pomisli na poboljšanje metode ili tehnike.

Bit pete faze 5S traži:

• pridržavanje uvedenih standarda 5S svakodnevnim i strogom provedbom unaprijed definiranih pravila, te redovitim provjeravanjem njihove pravilne primjene;
• stalno poboljšavanje tih postupka izvođenja.

Zašto upotrebljavati i upravljati 5S?

To je osnovna faza metode 5S, koja, kao kod svakog postupka stalnog poboljšanja, kroz kontrolu pruža poštovanje standarda i unošenja potencijalnih poboljšanja u standardima djelovanja. Izgleda banalno, ali to je temeljna točka tijekom 5S procesa.

Uspjeh, da metoda 5S stvarno živi u praksi je u najvećoj mjeri ovisan od upravljanja

Rezultati ili efekti metode 5S

Strukturiranim radom na 5S dolaze i rezultati. Među najuočljivije učinke smatramo:

• Poboljšanje svih performansi: sigurnost, produktivnost, kvaliteta, rokovi …
• Veća sigurnost: smanjivanje broja izvješća o incidentima.
• Manje zastoja i tehničkih kvarova.
• Bolja organizacija, velika ušteda vremena.
• Bolja savjest i zadovoljstvo zaposlenika …

Problemi, s kojima se suočavamo u realnim radnim situacijama

U praksi dolazi do mnogih prepreka, da nismo dovoljno učinkoviti. Potrebno je dostići odgovarajuću razinu savjesti zaposlenika. Pobrinuti se za motivaciju, ciljeve i uključenost svih zaposlenika. Zapravo nema toliko poteškoća stjecanjem osnovnog znanja, zapinje kod nadogradnje metode 5S, kada želimo poboljšati učinkovitost i uvesti 5S metodu u svakodnevni život. Ovdje u obzir dolaze iskustva i izvornost, koje ćemo podijeliti s vama na praktičnoj radionici.