KAKO POTEKA REŠEVANJE PROBLEMOV V SLOVENSKIH PODJETJIH?

Reklamacije, nezadovoljni kupci, nedoseženi cilji, neučinkoviti stroji, nepotrebni stroški, nezgode ..., verjetno se strinjate, da imamo probleme vsi. Vprašanje je, kako jih rešujemo.

Opravili smo nekaj telefonskih klicev, da bi s kratko anketo poizvedeli, ali v podjetjih rešujejo probleme, kako ocenjujejo nivo oz. postopke reševanja problemov in ali pri tem uporabljajo digitalno tehnologijo. Zastavili smo si cilj, da v 14 dneh skušamo za sodelovanje v anketi, prepričati 50 oseb iz proizvodnih podjetij. V tem času nam je uspelo opraviti 39 kratkih pogovorov, pretežno z vodji kakovosti in proizvodnje ter tudi z odgovornimi za vitko organizacijo.

Število pridobljenih odgovorov ni tolikšno, da bi lahko natančno opredelili situacijo, vendar dovolj za občutek, kako stvari potekajo.

Poglejmo najbolj tipične odgovore na naša vprašanja:

1. »Ali v vašem podjetju rešujete probleme na strukturiran način?«

»Ne vemo natančno, kako se to dela.«

V šestih podjetjih niso vedeli, kako se problemi rešujejo na strukturiran način, temveč so šele po naštevanju najbolj razširjenih in uveljavljenih načinov dela, spoznali, zakaj gre. Pri svojem delu problemov ne rešujejo na strukturiran način.

»Pri nas obvladamo vse probleme, pri doseganju ciljev nimamo posebnih težav.«

V določenih primerih, natančno v 4 podjetjih, nismo bili najbolj uspešni pri vzpostavljanju komunikacije. Odgovori so bili dvoumni ali preveč splošni, da bi lahko natančno opredelili situacijo. Morda nismo ujeli najbolj primernega trenutka za razgovor itd.

Sklepamo, da v teh primerih postopajo po načelu »gašenja požarov« ali iskanja prvih rešitev, ki se ponudijo. Večino problemov obravnavajo individualno. V primerih, ko se pojavi večja težava, običajno organizirajo »krizno« skupino, ki postopa na nestrukturiran način.

»Probleme rešujemo na sestankih, običajno zapišemo akcijski načrt.«

Takšnih in podobnih odgovorov je bilo 10. V večini teh primerov, manjše probleme (napake, zastoje, nezgode …), rešujejo individualno ali na sestankih. V tej skupini je ena oseba odgovorila, da so poizkušali z reševanjem problemov s pomočjo obrazcev, toda ni se obneslo. Večina je odgovorila, da rešijo mnogo problemov, ampak tega nikamor ne zapišejo.

Ena oseba je izpostavila, da pri njih nimajo problemov, temveč samo izzive, ki jih obravnavajo po evidenčnih seznamih, kamor vpišejo ugotovitve, nato določijo odgovorne in roke.

»Uporabljamo poročilo 8D, ker od nas to zahteva kupec.«

Trije sogovorniki so pojasnili, da rešujejo le reklamacije s poročilom 8D, ker tu nastajajo visoki stroški in ker to zahteva kupec.

Največ, kar 16 vprašanih oseb, je odgovorilo, da v njihovih podjetjih rešujejo probleme. Našteli so 8D poročilo, A3 v treh primerih, QC Story v enem primeru, QRQC v dveh primerih … Med vsemi temi v 7 podjetjih rešujejo kompleksne probleme v obliki delovnih skupin s projekti. Običajno to poteka po ciklu PDCA, DMAIC (definiraj, meri, analiziraj, izboljšaj in nadzoruj) ali katerem sorodnem ciklu.

2. »Kako ocenjujete oz. merite nivo kakovosti reševanja problemov?«

Od 16 vprašanih oseb, kjer rešujejo probleme na strukturiran način, jih je kar 10 odgovorilo, da niso seznanjeni, kako to poteka pri njih ali da nimajo opredeljenega načina, s katerim bi preverjali, kako poteka reševanje problemov.

Med najbolj pogostimi odgovori smo zasledili naslednje razmišljanje: »Pri nas v glavnem preverjamo realizacijo aktivnosti in roke«.

Šest udeležencev ankete, kjer preverjajo robustnost reševanja problemov na osnovi določenih kriterijev, so podali sledeče odgovore:

»Preverjanje izvajamo le občasno, naključno.«
»Imamo opredeljene kriterije, vendar ni povsem jasno, kdo naj bi to preverjal«.
»Pregledujemo, ampak menedžment ne daje temu velike pozornosti«.
»Manjka nam časa za redno preverjanje«.
»Nekaj imamo določeno, vendar trenutno vam ne znam razložiti, kako to poteka«.
»Mi smo zadovoljni že s tem, da se problemi sploh rešujejo, nadzor je le občasen«.

Iz razbranih ugotovitev lahko sklepamo, da je v praksi malo preverjanja, kako poteka reševanje problemov. Ker cikel PDCA Plan, Do, Check, Act, oziroma planiraj, izvedi, preveri in ukrepaj, ni uresničen v celoti, so prisotna velika nihanja, zato se nivo ne vzdržuje niti ne izboljšuje.

Da bi zadostili minimalnim standardom za preverjanje, je potrebno opredeliti vsaj 10 kriterijev, s katerimi ocenimo robustnost procesa reševanja problemov. Za kompleksne probleme priporočamo uporabo vsaj 25 kriterijev, da bi zagotovili učinkovito delo.

Doseženi cilji ali rezultati, na primer zmanjšanje primerov določene težave (reklamacije, zastojev, ali nedoseženega cilja …) še ne pomenijo, da smo bili v tem procesu tudi učinkoviti.

3. »Ali rešujete probleme s pomočjo digitalnih orodij?«

Večina vprašanih tega vprašanja sprva niti ni razumela. Najprej so pomislili ali jih sprašujemo, če probleme zapisujejo v računalniške obrazce (Excel in podobno). V nekaterih primerih so omenjali poročila v določenih programskih orodjih, ki jih dobijo od kupcev ali dobaviteljev. Skoraj nihče ni bil seznanjen, kako naj bi potekalo reševanje problemov v digitalni obliki.

Gre za rešitve, ki na trgu obstajajo že več let in se v svetu uveljavljajo vse hitreje. Računalniška orodja omogočajo lažje reševanje problemov v skupini, je nekakšen didaktičen pripomoček, ki spodbuja logično razmišljanje, da se lažje odločamo in pridemo do boljših rešitev. Ob tem prihranimo vsaj 20 % delovnega časa, ki ga namenimo reševanju problemov. Glede na to, da reševanje problemov poteka običajno v skupini, te številke niso zanemarljive!

Zakaj odlašanje in pomisleki?

Vsi pomisleki, kot so: «Trenutno nimamo časa« ali »Sedaj imamo druge prioritete«, »Morda bo prišla še boljša tehnologija«, »Kje lahko vidimo, kako poteka to v praksi?« … Vsi ti pomisleki so odveč! Uvajanje procesov reševanja je namreč lahko dolgotrajen proces. Bolje ga je implementirati postopoma, kot na silo in nobena tehnologija ni za večno, saj se stvari zelo hitro spreminjajo. To sili podjetja k še hitrejšemu prilagajanju in stalnemu izboljševanju.

Če boste začeli uvajanje digitalnega reševanja problemov v teh mesecih, boste imeli vzpostavljen sistem in učinkovito rabo šele po enem letu ali več. Ali veste, koliko bi lahko prihranili v tem času?

To boste lahko izvedli le tako, da čim prej začnete reševati probleme z digitalnimi orodji.