Metoda 5S v teoriji in praksi

METODA 5S V TEORIJI IN PRAKSI

METODA 5S V TEORIJI IN PRAKSI

Zagotovo se vsi strinjamo, da je v življenju pomembna tako teorija kot praksa. Pretežno se začnejo stvari z idejo in se potem nadgrajujejo v praksi,  ali pa se na osnovi spoznanj v praksi izboljšuje teorija. Nikoli ne bom pozabil napisa, ki je v času mojega srednješolskega učenja visel na steni delavnice praktičnega pouka: "PRAKSA brez teorije je slepa in TEORIJA brez prakse je mrtva!"

 

Ravno iz tega razloga se v tem blogu opiram na teoretično osnovo metode 5S, ki sem jo začinil s praktičnimi pogledi in izkušnjami.

 

5S je kratica petih japonskih besed, ki se pričnejo na S (seiri - ločevati, seiton - urejati, seiso - čistiti, seiketsu - standardizirati, shitsuke - izvajati v praksi) in sestavljajo strukturirano metodo namenjeno stalnemu izboljševanju delovnega prostora. Viri navajajo, da je bila razvita na Japonskem v Toyoti, ravno z namenom razvijanja kulture zaposlenih, da se vzpostavi optimalno urejeno in čisto delovno okolje. Zanimivo je, da sedaj praktično ni podjetja, ki ne bi povzelo vsaj del te metodologije. Pri nas jo pogosto razumemo napačno in opredelimo kot sistem za urejanje in čiščenje, vendar pomeni mnogo več kot to.

 

Načelo 5S je filozofija organiziranja in vodenja, da se rešimo vseh »potrat« ali izgub, ki izhajajo iz neurejenega delovnega okolja. Osnovni cilj 5S je vzpostaviti višji nivo kulture in učinkovitosti na delovnem mestu. Je enostavna in izvedljiva v vseh poslovnih ali proizvodnih procesih, tudi v pisarnah, ter primerna za vsakogar. Načela 5S zaradi današnjega tempa življenja, pravzaprav delujejo povsod, tako v javnem kot domačem okolju.

 

Preden gremo v podrobnosti metode 5S, je treba narediti kratek pregled zasnove SISTEMA, da bi pravilno razumeli kje mesto 5S, v sklopu sistema proizvodnje.

 

Sistem proizvodnje je skupek metod in orodij, kot so: TPM, 5S, Kaizen, ravno ob pravem času, standardizacija, Poka Yoke … Danes ni dovolj, da obvladamo zgolj eno področje, temveč je potrebno širše poznavanje in povezovanja vseh teh različnih sestavnih elementov proizvodnega sistema, da bi dosegli ODLIČNOST PRI VSAKDANJEM DELU.

 

V osnovi gre tudi pri metodi 5S za proces stalnega izboljševanja, ki stremi, da smo optimalno učinkoviti na delovnem mestu. To pomeni, da se metoda 5S nikoli ne zaključi. Morda se zaključi neka razvojna stopnja, vendar metoda kot taka nikoli!

 

Verjetno ste imeli priložnost kdaj slišati ali videti, kako se v  podjetjih z daljšo tradicijo na tem področju pogovarjajo o različnih ciklih, fazah, zrelostnih nivojih, novih ciljih …, ravno zaradi stalnega razvoja in napredovanja. Osnovni koraki ostajajo enaki, spreminjajo pa se pristopi in orodja, ki nastopajo ob tej preizkušeni metodi. Vse več je poudarka na učinkovitosti, kajti na prvi pogled urejeno in čisto mesto, še ne pomeni, da smo izkoreninili vse potrate, ki ne ustvarjajo dodane vrednosti. Metoda je tista, ki določa kaj in kako, sistem pa opredeli: zakaj, kdo, kje in kdaj.

 

5S je pet začetnic japonskih besed, ki pomenijo:

 

Ker je japonske izraze zelo težko prevesti v eno samo slovensko besedo, jih je lažje razložiti s krajšim opisom.

  

Seiri – ločevati

Ločiti, kar je koristno od tistega kar ni, pomeni odstraniti ali pospraviti ( v smislu odstraniti, kar dela napoto) obdržane, neuporabne predmete ali informacije.

 

Zakaj ločujemo?

Zato ker nekoristni predmeti / informacije ... zavzemajo prostor, ki bi ga lahko koristno uporabili za druge aktivnosti. Običajno odvečni predmeti občutno povečajo čas dostopa do orodja, računalniških map itd.

Čas je denar! Koliko denarja potratimo za iskanje različnih stvari v tej omari?

Čas je denar! Koliko denarja potratimo za iskanje različnih stvari v tej omari?

 

Seiton – urejati

Urejati, kot pravi znani pregovor, pomeni »določiti mesto za vsako stvar in postaviti vsako stvar na svoje mesto«.

Ta druga etapa obsega ugotavljanje, vizualne označitve in pospravljanje vsega kar preostane po prvi fazi odpravljanja nekoristnega.

Gre za to, da z lahkoto najdemo predmet, ki ga rabimo. Predmete zložimo ali uredimo glede na različne kriterije, predvsem v skladu z njihovo pogostostjo uporabe.

  

Zakaj urejamo?

Cilj urejanja je, da imamo potrebne stvari urejene in na vidnem mestu ter dostopne. Tako bolj jasno opazimo vsako kršitev postavljenih pravil urejanja, lažje opazimo ostale napake in smo bolj učinkoviti pri rabi materialov in orodij ter pri upravljanju ali vzdrževanju strojev.

Primer POKA YOKE in vizualnega menedžmenta iz vsakdanje prakse

Primer POKA YOKE in vizualnega menedžmenta iz vsakdanje prakse

 

Pri znanem trgovcu se zavedajo pomen vitke organizacije. S POKA YOKE mehansko zaščito pri zaklepanju so preprečili, da gre lahko nakupovalni voziček le v eno vrsto. S tem se izognemo, da bi bilo preveč nakupovalnih vozičkov v eni vrsti. Z vizualno označitvijo (barvno označitvijo na desni strani ročke) so omogočili, da lahko že na daleč vidimo, v katero vrsto paše voziček (izognemo se nepotrebnemu poizkušanju kam paše voziček). Pri ostalih trgovcih, ki nimajo sistema Poka Yoke in vizualne označitve, lahko opazite, kako je na določenih mestih preveč vozičkov oz, se vozički puščajo povsod naokoli.

  

Seiso – čistiti

Tretja etapa pogosto predstavlja največjo težavo pri uporabi načel 5S. Zadržanost pri ljudeh se opazi, ko pride faza čiščenja. Nekateri pravijo, da niso tukaj, da pospravljajo, ampak se učijo ali izdelujejo zahtevane izdelke. Ob tem je zaposlenim treba dopovedati, da čiščenje izraža dejansko pripravljenost, da smo odgovorni za vse predmete, ki jih uporabljamo ter pripravljenost, da jih vzdržujemo v popolnem stanju.

 

Zakaj čistimo?

Postopek 5S je sprejet, ko zaposleni razumejo pomen metode in svojo dodano vrednost pri doseganju odličnosti vsak dan. To posebej velja za fazo čiščenja, ki jo pogosto jemljemo kot neprijetno. Da bi bilo čiščenje sprejeto, mora biti obravnavano z vidika stalnega napredka  ter kot priložnost, da odkrivamo in odpravljamo vzroke problemov, enega za drugim.

 

Pomembno je, da skozi dejanje čiščenja:

 

  • naredimo naše delovno okolje bolj prijetno (ni kakovostnega dela v slabem, umazanem ali neprilagojenem okolju);
  • preprečimo nevarnosti okvar (odkrijemo simptome pred okvaro) ali omogočimo njihovo hitrejše odpravljanje;
  • preprečimo nevarnosti nezgod pri delu;
  • se izognemo poslabšanju stanja uporabljenih materialov;
  • lažje pregledamo stanje proizvodnih sredstev in odkrijemo pomanjkljivosti.

 

Čistoča je pomembna povsod! Ne verjamete? Tudi, če je hrana okusna, vendar pripravljena v restavraciji, ki je prikazana na desni strani, ne vzbuja posebnega apetita.

Čistoča je pomembna povsod! Ne verjamete? Tudi, če je hrana okusna, vendar pripravljena v restavraciji, ki je prikazana na desni strani, ne vzbuja posebnega apetita.

  

Seiketsu – standardizacija

Standardizacija ali poenotenje je potrebno (vendar nezadostno) za obvladanje naravne težnje k malomarnosti in vrnitvi starim (in celo slabim) navadam potem, ko so že dosežena referenčna stanja.

Standardizacija pomeni formalizirati referenčna stanja in določiti aktivnosti, ki jih je treba redno izvajati, nekatere tudi vsakodnevno, da bi ohranili doseženi nivo z izvedenimi prvimi tremi S.

 

Zakaj standardiziramo?

Standardiziramo zato, da bi ohranili dosežene rezultate po prvih 3S (ločevanje - urejanje – čiščenje) in osvojili dobre postopke izvajanja, ki so jih oblikovali udeleženci delovišč.

 

Cilji standardizacije so tudi:

  • usposobiti vsakega za odkrivanje pomanjkljivosti;
  • ustvariti osnovo za usposabljanje za vsakodnevne aktivnosti;
  • določiti želeno, jasno izraženo situacijo (referenčna stanja);
  • ustvariti osnovo za izboljšanje.

 

Prikaz standardna ureditev vozička za vzdrževanje / Standardizacija je eno najmočnejših orodij sodobne organizacijske prakse

Prikaz standardna ureditev vozička za vzdrževanje /
Standardizacija je eno najmočnejših orodij sodobne organizacijske prakse

 

Shitsuke – izvajati v praksi … in upravljati 5S

Dobesedni prevodi  Shitsuke so »doslednost« ali »vzgoja. Tradicionalno vzhodno vajeništvo temelji na odnosu mojster / učenec, v katerem učenec začne tako, da posnema učitelja in ponavlja tako dolgo,  dokler ne pomisli na izboljšanje metode ali tehnike.

 

Bistvo pete faze 5S zahteva:

  • upoštevanje uvedenih standardov 5S z vsakodnevnim in doslednim izvajanjem predhodno določenih pravil, ter z rednim preverjanjem njihove pravilne uporabe;
  • stalno izboljševanje teh postopkov izvajanja.

 

Zakaj uporabljati in upravljati 5S?

To je osnovna faza metode 5S, ki kot pri vsakem postopku stalnega izboljševanja, zagotavlja skozi kontrolo, upoštevanje standardov in vnašanje morebitnih izboljšav v standardih delovanja. To se zdi zelo banalno, vendar je to temeljna točka stalnega postopka 5S.

 

Uspeh, da metoda 5S resnično živi v praksi je v največji meri odvisen od vodenja

Uspeh, da metoda 5S resnično živi v praksi je v največji meri odvisen od vodenja

  

Rezultati ali učinki metode 5S

S strukturiranim delom na področju 5S pridejo tudi rezultati. Med najbolj opazne učinke štejemo:

  • Izboljšanje vseh performanc: varnost, produktivnost, kakovost, roki …,
  • Boljša varnost: zmanjšanje števila poročil o nezgodah,
  • Manj zaustavitev in tehničnih okvar,
  • Boljša organizacija, veliki prihranki časa,
  • Boljša zavest in zadovoljstvo zaposlenih …

 

Težave s katerimi se srečujemo v realnih primerih dela

V praksi nastopa mnogo ovir, da nismo dovolj uspešni. V osnovi je potrebno doseči primeren nivo zavesti zaposlenih. Poskrbeti za motivacijo, cilje in vključevanje vseh zaposlenih. Načeloma ni toliko težav pri osvajanju osnovnega znanja, zatika se pri nadgrajevanju metode 5S, ko želimo izboljšati učinkovitost in umestiti metodo 5S v vsakdanje življenje. Tukaj štejejo izkušnje in izvirnost, ki jih bomo delili z vami na praktični delavnici.

Language Switcher