Metoda 5S in kako izboljšati izvajanje 5S z digitalnimi auditi
Osnovni predpogoj zagotavljanja celovite kakovosti in učinkovitega dela je čisto in organizirano delovno okolje. Nedvomno je metoda 5S svetovno najbolj uveljavljen pristop, da to dosežemo! Seveda metoda sama po sebi še ne zagotavlja odličnih rezultatov, temveč je mnogo odvisno od načina, kako jo izvajamo in še zlasti, kako uspešni smo v nadzorovanju.
Predstavljamo vam metodo 5S, oblike nadzora in argumente zakaj je dobro to digitalizirati.
KAJ pomeni 5S?
5S je kratica petih japonskih besed, ki se pričnejo na S (seiri - ločevati, seiton - urejati, seiso - čistiti, seiketsu - standardizirati, shitsuke - izvajati v praksi) in sestavljajo strukturirano metodo namenjeno celovitemu obvladovanju delovnega prostora.
Viri navajajo, da je bila razvita na Japonskem v Toyoti, ravno s tem namenom. Zanimivo je, da sedaj praktično ni podjetja na svetu, ki ne bi povzelo vsaj del te metodologije. Tudi mnoga slovenska podjetja niso izjema, na žalost jo pogosto razumemo napačno, ker jo opredelimo le kot sistem za urejanje in čiščenje, vendar pomeni mnogo več kot to.
Načelo 5S je filozofija organiziranja in vodenja, da se rešimo vseh ovir ali izgub na delovnem območju.
Osnovni cilj 5S je vzpostaviti višji nivo kulture in učinkovitosti na delovnem mestu z nenehnim razvojem kompetenc zaposlenih. Je enostavno izvedljiva v vseh delovnih, poslovnih ali proizvodnih procesih za vsakogar, ravno tako si lahko po tem postopku organiziramo osebno življenje v domačem okolju.
Rezultat ali posledica postopka 5S niso zgolj odstranjene nepotrebne stvari, vizualno razvrščeni, po načelih ergonomije in ekonomičnosti gibov urejeni predmeti, temveč širše osvojeno razumevanje in kultura vseh zaposlenih.
Osnovna struktura 5S v petih korakih se v vseh desetletjih obstoja ni spreminjala, se pa ves čas spreminjajo – razvijajo organizacijski pristopi. Način izvajanja 5S in uspešnost je odvisna predvsem od sposobnosti in organizacijske zrelosti posameznega podjetja. V praksi še vedno obstajajo velike razlike med podjetji, ki uresničujejo postopek 5S, neodvisno od časa kako dolgo to počnejo.
V odličnih podjetjih je izvajanje procesov in tudi projektov 5S stalnica oz. strategija, ki je odvisna od ambicij same organizacije.
Opis korakov projekta 5S
-
Priprava na projekt 5S
V osnovi je priprava na projekt 5S v podjetju in seveda nato tudi izvedba odvisna predvsem od izhodišča, ali se tega lotevamo prvič ali zgolj želimo osvežiti in nadgraditi postopke in standarde.
Pripravljalni del za izvedbo projekta 5S sestavljajo:
- Odločitev vodstva o uvedbi metode 5S;
- Uradna objava oz. najava projekta;
- Usposabljanje vodilne strukture o novem pristopu 5S;
- Postavitev ciljev in strategije;
- Postavitev organizacijske strukture;
- Izvedba šolskega delovišča za zaposlene;
- Vzpostavitev promocije postopka;
- Zagon -»KICK OFF«
Projekt 5S se začnemo z modelno ali pilotno fazo. Njen namen je razviti proces, ki deluje v danem okolju. Pogosta praksa, ko podjetja neposredno posnemajo izvajanje drugih, se običajno ne obnese, če stvari ne prilagajamo, v eni ali drugi smeri. Potrebno je prilagajati organizacijo, dinamiko, orodja, še najtežje je spreminjati miselnost in navade zaposlenih, ki se morajo tudi prilagajati. Z modelno fazo razvijemo in potrdimo interne standarde v izvajanju 5S, preden začnemo postopek širiti naprej.
Projekt 5S se začne s pripravljalno fazo. V tem koraku vodilna struktura, ki nosi odgovornost za pravilno izvajanje 5S, spozna elemente za uspešno izvedbo postopka 5S.
Usposabljanje 5S z igro je odličen način in najboljša izkušnja, da zaposleni sprejmejo in razumejo postopek 5S
Kaj je to delovišče 5S?
Delovišče 5S je območje kjer skupina 5S operativno izvaja postopek 5S. To je lahko del ali več delovnih mest, del stroja ali linije, odvisno na katerem delu je potrebno oz. želimo narediti spremembo. To območje prepoznamo po komunikacijski plošči skupine, na kateri se nahajajo npr. sledeče vsebine: predstavitev ekipe, cilji in plan dela, spremljanje prisotnosti članov ekipe, predstavitev izvedenih izboljšav in standardov …
Primer komunikacijske plošče SESA SYSTEMS in nekaterih magnetnih dodatkov na komunikacijski plošči operativne ekipe 5S
-
Ločevati
V tem koraku na izbranem območju ločimo kar je koristno od tistega, kar ni. To pomeni, da odstranimo neuporabne predmete ali informacije ali pospravimo (odstranimo, kar je v napoto) na bolj primerno mesto.
Zakaj ločevati?
Zato ker ti nekoristni predmeti / informacije zavzemajo prostor, ki bi ga lahko koristno uporabili za druge namene ali aktivnosti. Nepotrebni predmeti nas ovirajo, nam podaljšujejo poti, povzročajo nepotrebne gibe, občutno povečajo čas iskanja ali dostopa do predmeta ali računalniške mape!
-
Urejati
Urejati, kot pravi znani rek, pomeni »določiti mesto za vsako stvar in postaviti vsako stvar na svoje mesto«.
Ta drugi korak obsega identificiranje, vizualno označevanje in pospravljanje vsega kar preostane po prvem koraku odpravljanja nekoristnega.
Gre za to, da z lahkoto najdemo predmet, ki ga rabimo. Predmete zložimo glede na različne kriterije, predvsem v skladu z njihovo pogostostjo uporabe. Pogostejša je raba, bližje se predmeti nahajajo.
Zakaj urejati?
Cilj tega koraka je, da vse vizualno uredimo, da je vidno v hipu, da smo učinkoviti pri delu in tudi pri samem urejanju v prihodnje. V primeru dobre vizualizacije je jasno vidna vsaka kršitev postavljenih pravil urejanja.
Ali imamo dobro urejeno delovno mesto, lahko ugotovimo s testom, če lahko najdemo potreben predmet, dokument ali informacijo v manj kot 30 sekundah.
-
Čistiti
Tretji korak je pogosto najtežje opravilo pri uveljavljanju načel 5S. Zadržanost pri ljudeh se opazi, ko pride na vrsto čiščenje; nekateri pravijo, da niso tukaj, da pospravljajo, ampak se učijo ali izdelujejo izdelke ali opravljajo osnovne storitve. Važno je dopovedati, da je čiščenje del osnovne odgovornosti, da je delo dobro opravljeno. Ta korak odraža dejansko pripravljenost in odgovornost za vse predmete, ki jih uporabljamo, da jih vzdržujemo v popolnem stanju.
Zakaj »čistiti« ?
Kot smo prej omenili, da je postopek 5S sprejet, je potrebno pojasniti njihovo dodano prispevno vrednost za doseganje vsakdanje odličnosti. To še posebej velja za fazo čiščenja, ki jo pogosto smatramo za neprijetno. Da bi bilo čiščenje sprejeto, mora biti obravnavano z vidika stalnega napredka, kot priložnost, da odkrivamo in odpravljamo vzroke mnogih problemov, ki se lahko pojavijo.
Torej je važno, da skozi dejanje čiščenja:
- naredimo naše delovno okolje bolj prijetno (ni kakovostno opravljenega dela v slabem, umazanem ali neprilagojenem okolju);
- preprečimo zastoje ali omogočimo lažje odkrivanje okvar (omogoča odkrivanje pomanjkljivosti in popravila pred nastankom zastoja-okvare)
- preprečimo nezgode pri delu;
- se izognemo poškodbam in napakam na izdelku;
- pregledamo stanje proizvodnih sredstev in odkrijemo nepravilnosti, ki lahko pripeljejo do težav.
Podjetje GKN iz Zreč je primer svetovno uspešnega izvajanja 5S; na sliki je prikaz vozička za čistilne pripomočke in omare SESA SYSTEMS
-
Standardizirati
Poenotenje, ki ga dosežemo s standardizacijo je potrebno (vendar ne zadostno) za obvladanje naravne težnje k malomarnosti in vrnitvi starim (in celo slabim) navadam.
Standardizacija pomeni, da smo formalizirali referenčna stanja in določili aktivnosti, ki jih je treba redno izvajati; nekatere celo vsakodnevno, da bi ohranili doseženi nivo.
Zakaj standardizirati?
Da bi ohranili dosežene rezultate in napredek po izvedenih prvih 3 S (ločevanje -urejanje – čiščenje) in osvojili dobre postopke izvajanja, ki so jih odkrili udeleženci delovišč 5S.
Cilj standardizacije je tudi:
- usposobiti vsakega za odkrivanje pomanjkljivosti;
- zagotoviti izvajanje prvih treh S skozi planirane vsakodnevne aktivnosti;
- izvajati standarde v primerjavi z želeno, jasno izraženo situacijo (referenčna stanja);
- določiti proces ugotavljanja in odzivanja v primeru odstopanja od standarda.
Primer standarda 5S, ključen ni dokument temveč proces kako uveljavljamo standarde
-
Izvajati v praksi
Dobesedni prevod Shitsuke je »doslednost« ali »vzgoja«: vendar nerazumevanje teh dveh izrazov pogosto povzroča nepopoln proces izvajanja 5S. Tradicionalno vajeništvo v japonski kulturi temelji na odnosu mojster / učenec, v katerem učenec najprej posnema učitelja in ponavlja tako dolgo, dokler ne začne razmišljati kako bi izboljšal metode ali tehnike dela.
Bistvo petega koraka 5S je:
- zagotavljanje obstoja uvedenih 5S z vsakodnevnim in doslednim izvajanjem določenih pravil;
- redno preverjanje pravilnega izvajanja postopkov in njihove učinkovitosti;
- stalno izboljševanje postopkov izvajanja.
Digitalizacija lahko prispeva k bolj učinkovitemu izvajanju postopka 5S / primer izvajanja audita z aplikacijo DAM v podjetju Polycom
Omenimo še, da je presoja zgolj eno izmed pomožnih orodij v približevanju zastavljenemu končnemu cilju. Med ostalimi orodji so še vodenje pomanjkljivosti, vizualni menedžment, Kaizen … in tudi reševanje problemov v primeru bolj naprednega izvajanja metode 5S.
Presoje ali auditi se razlikujejo glede na namen, ki ga želimo doseči. Med najbolj razširjenimi poznamo sledeče oblike auditiranja:
- Presoja koraka ob izvajanju - implementaciji projekta 5S;
Planirana presoja, ki jo izvaja hierarhična struktura oddelka po določenem referenčnem sistemu v skladu z zastavljenim sistemom in planom;
Sistematična presoja, namenjena vodjem obratov in vodjem služb, da bi jih spodbudili k prikazovanju napredka postopka in doseganja rezultatov na terenu;
Križna presoja, s katero je omogočeno odkrivanje problemov, ki so navadno skriti očem oz. lastnim ljudem na terenu;
- Presoja, ko želimo doseči upad pomanjkljivosti in težav ali želimo ugotoviti nova področja za izboljšanje npr. pred Kaizen delavnico;
- »Loterijska« ali naključna presoja za ohranjanje določene dinamike postopka (vodja obrata ali oddelka določi oddelek v zadnjem trenutku, tik pred presojo);
- Presoja, ki je namenjena vodjem obratov, oddelkov ali lastnikom stebra oz. procesa 5S za ugotavljanje robustnosti izvedbe;
- Presoja na zahtevo samih akterjev, delovnih skupin;
- Presoja, ki jo izvajajo vodje obratov, oddelkov, da bi se izognili riziku:
- poslabšanja delovnega okolja na primer, ob uvajanju novega izdelka, spremembi kadence, uvedbi tretje izmene, ob ustavitvah zaradi letnih dopustov, reorganizacije, ob spremembah računalniške opreme, prihodu nove osebe, pred ISO in ostalimi zunanjimi presojami ali pomembnimi obiski …
- Presoje kjer je 5S eden izmed elementov ocenjevanja (nivojski procesni auditi, TPM auditi, opazovanje delovnih mest …).
Kako pogosto je treba izvajati presojo oz. audit 5S?
Auditi so minimalno sredstvo potrebno za ohranjanje nivoja 5S, sicer se lahko povrnemo v začetno stanje že po 3-6 mesecih. Potem moramo žal začeti od začetka, da bi ponovno uvedli načela 5S.
Ob izvajanju projekta 5S izvajamo audite glede na določen časovni potek projekta, kasneje je potrebno opraviti audit 5S vsaj enkrat mesečno, šele potem, ko smo 5S res dobro uveljavili, zadostuje manj pogosto izvajanje audita 5S, odvisno je ali se ta element pregleduje z drugimi oblikami nadzora, kot so na primer procesni auditi.
Pogostost presoj je treba določiti glede na:
- napredovanje v izvedbi ( na začetku bolj pogostno, potem, ko so vzpostavi rutina in pričakovana obnašanja, je to redkeje);
- nadaljnje cilje in roke projekta;
- glede na dogodke, ki se zgodijo v coni, da je upravičena presoja;
- ritem možnega poslabšanja delovnega okolja itd.
Prednosti digitalnega izvajanja auditov 5S
Izvajanje nadzora glede korektnosti izvajanja 5S v obliki audita oz. presoje je ključen element, da zagotovimo zmanjšanje razkoraka od postavljenih standardov. Če smo pri nadzoru površni ali preveč popustljivi to neposredno vpliva na kakovost izvajanja določenih aktivnosti, seveda v negativni smeri.
Tako, kot je potrebno izvajati metodo oz. postopek 5S na strukturiran način z upoštevanjem PDCA cikla (PLAN, DO, CHECK, ACT / planiraj, izvedi, preveri in ukrepaj), je potrebno upoštevati enak cikel tudi pri nadzoru, ki ga planiramo, izvajamo in se primerno odzivamo, če postopek auditiranja ni robusten.
Z digitalizacijo procesov auditiranja dobimo dejansko sliko, kako uspešni smo v obvladovanju procesov nadzora – auditiranja. Prednosti se kažejo pri planiranju in izvedbi auditov, še bolj glede obvladovanja ukrepov, ki izhajajo iz ugotovitev ob auditu.
Ostale prednosti digitalnega izvajana auditov:
- Povečana učinkovitost: Digitalizacija odpravlja ročne in časovno potratne naloge, kot so papirna dokumentacija in vnosi podatkov, kar auditerjem omogoča, da se osredotočijo na dejavnosti z več dodane vrednosti.
- Podatki in vpogledi v realnem času: Digitalna orodja za izvajanje auditov omogočajo takojšen dostop do podatkov, kar auditerjem omogoča analizo informacij v realnem času in sprejemanje boljših odločitev.
- Povečana natančnost: Avtomatizacija zmanjšuje tveganje človeških napak, povezanih z ročnim vnašanjem podatkov in izračuni, kar vodi do natančnejših rezultatov.
- Analitika podatkov: Digitalna orodja omogočajo analizo podatkov v velikem obsegu, kar auditerjem omogoča učinkovitejše prepoznavanje trendov, vzorcev in anomalij, kar vodi v boljšo oceno tveganj in identifikacijo šibkih točk v nadzoru.
- Izboljšano sodelovanje in komunikacija: Digitalne platforme omogočajo brezhibno sodelovanje med auditerji, deljenje informacij je enostavno, komunikacija z udeleženci je učinkovita, ne glede na geografsko lokacijo.
- Poenostavljena dokumentacija in poročanje: Digitalizacija poenostavlja postopek dokumentiranja, evidentiranja ugotovitev in priporočil, kar olajša pripravo celovitih poročil.
- Vključitev metode 5S v digitalno auditiranje: Kombinacija metode 5S z digitalno prakso, prinaša še večje koristi z usklajevanjem organizacijske učinkovitosti in tehnološkega napredka. Digitalizacija podpira metodo 5S z optimizacijo upravljanja podatkov, avtomatiziranim sledenjem aktivnosti in jasnim pregledom napredka in rezultatov.
Metoda 5S, povezana z digitalnim auditiranjem, ponuja celovit pristop k izboljšanju učinkovitosti delovnega toka, povečanju produktivnosti in izboljšanju učinkovitosti postopka auditiranja. Z uvedbo načel metode 5S in izrabo digitalnih orodij lahko organizacije ustvarijo bolj organizirano, varno in tehnološko napredno delovno okolje, kar privede do boljše celotne uspešnosti.
