Izzivi v praksi

Bistvo reševanja problemov je oblikovati in zagotavljati stabilen  proces razmišljanja, nenehnega učenja in vodenja, da bi prišli do najboljših možnih rešitev. Ali smo lahko učinkoviti, če na primer isto delo  vsakdo opravlja na svoj način in v poljubnem času?  Če imamo različno razumevanje, kaj je to problem, kdaj se odločiti za reševanje, na kakšen način to delati, je zelo malo možnosti, da smo pri tem učinkoviti.

Med prvimi, ki so spoznali, da imamo ljudje na splošno težave, kako učinkovito reševati  probleme, je bil  Ken Watanabe iz Japonske, eden izmed elitnih svetovalcev, ki so delali pri McKinsey-u. Sicer so mnogi do teh spoznanj prišli že prej, toda on ni bil ravnodušen in je leta 2009 izdal knjigo z naslovom »Problem Solving 101: A simple book for smart people«, v kateri je opisal nekaj življenjskih primerov, s katerimi se lahko starejši otroci poistovetijo in na najbolj preprost način pridobijo osnovno razumevanje reševanja problemov.

Kljub temu, da je bila ta knjiga sprva namenjena starejšim otrokom, je kmalu po izidu postala prava uspešnica. Toda, niso jo brali samo tisti, ki jim je bila namenjena, temveč so jo začeli prebirati odrasli bralci, od staršev in učiteljev, do direktorjev velikih korporacij, ki so hrepeneli za preprostim in uporabnim priročnikom za učenje tehnik reševanja problemov.

Vendar to je bil šele začetek! Med mejnike, ki so pospešili zavedanje, da je reševanje problemov zelo pomembno, lahko označimo leto 2015, ko so na Svetovnem ekonomskem forumu v Davosu sklenili, da je reševanje problemov kompetenca številka 1, tega in bližnjega prihodnjega obdobja.

Navkljub temu imamo še vedno veliko podjetij, ki:

• niti ne poizkušajo reševati problemov na sistematičen in strukturiran način;
• si prizadevajo za sistematično in strukturirano reševanje problemov, vendar je proces reševanja premalo robusten oz. na nižji zrelostni stopnji.

Kateri so simptomi, ki kažejo na to, da nismo dovolj učinkoviti pri reševanju problemov?

Najbolj pogosto postopanje ob problemu je, da iščemo neko hitro rešitev, ko je treba »nekaj narediti« ali najti nekoga, ki je odgovoren (ali celo kriv), za nastalo težavo. Če je to običajen način postopanja, nam to dokazuje, da se nahajamo na povsem osnovni stopnji, ko nas težave prehitevajo in se z osnovnimi vzroki ne ukvarja nihče.

Med dokaj tipične primere, da še nismo zreli reševalci problemov, je »reševanje problemov«, ker to  od nas zahtevajo drugi (na primer kupec ob reklamaciji zahteva izpolnjen obrazec 8D, A3, QC Story). V praksi običajno nekatere ukrepe že izvedemo, šele nato sledi izpolnjevanje določenega formularja, kot dokaz o tem, da smo problem rešili.

Odraz, da v določeni sredini ni primernega razumevanja, za reševanje problemov, je preveliko posvečanje sami obliki obrazca oz. kam in kako je problem zapisan, premalo pa se osredotočamo na sam proces reševanja problema.

Vztrajanje, npr. da izpolnimo določeno polje v obrazcu, ker morajo biti vse rubrike izpolnjene ali da se vprašamo točno 5 x zakaj, ker se tako imenuje metoda za iskanje osnovnega vzroka nam pove, da nam primanjkuje kritičnega ali logičnega razmišljanja.  

Med najbolj pogoste težave uvrščamo tudi primere, ko se v neki organizaciji odločijo za določen postopek, po  katerem želijo reševati vse probleme.

Ravno tako, kot imamo pri različnih športih specifične pristope ali tipično opremo, ima določena vrsta problema svoj način ali pristop pri reševanju, čeravno so določeni elementi prisotni skoraj pri vseh. Pristop je odvisen od vrste problema in potrebno je vedeti kateri pristop najbolje odgovarja določeni situaciji. Kroničnega problema ni mogoče rešiti z »Just do it« načinom; no vsaj učinkovito ne!

Občutek imamo, da je vsak dan vse več problemov, vendar to ne drži. Dejstvo je, da smo kot kupci vse bolj zahtevni, vedno več je tudi konkurence, ki hitro napreduje. Zato se ni povečalo število problemov ampak zaznavanje, kaj vse je problem.

Obstajajo rešitve s katerimi smo lahko bolj učinkoviti. Aplikacija PERFORMANCE STORYBOARD vsebuje več orodij za reševanje problemov, odvisno katere pristope oz. procese reševanja problemov želimo digitalizirati.

Za enostavne probleme lahko uporabimo orodje SAM, za kompleksne lahko uporabimo orodje ACP. Reševanje daljših odpovedi na strojih ima svoje zakonitosti, zato zanje uporabljamo specifično orodje, ki se imenuje ACF.

Kako dolga je pot do digitalizacije reševanja problemov?

Digitalno reševanje problemov je proces strukturiranega vodenja celotnega postopka reševanja problema, ki ga izvedemo s pomočjo računalniške tehnologije v realnem času. To nam omogoča agilno postopanje in optimalno organizacijo pri reševanju problemov.

Tukaj nastopa mnogo novih izzivov, prvi je zagotovo ta ali sploh razumemo, kaj je digitalno reševanje problemov. To zagotovo ni vnašanje podatkov v določen elektronski obrazec, to tudi ni merjenje podatkov ali odprava posledic. Problem je rešen takrat, ko smo, glede na vse okoliščine ali dejavnike, razpoložljive vire itd., našli najboljše rešitve. Za to je potreben robusten sistem, ki podpira sistematično reševanje problemov.

Kaj pa je sistematično reševanje problemov?

Težko je govoriti o sistematičnem reševanju problemov, če v podjetje s 50 in več zaposlenimi, prikažemo mesečno zgolj 2 ali 3 rešene probleme. Da smo sistematični lahko zatrdimo takrat, ko skoraj vsak zaposleni sodeluje ali vodi postopek reševanja vsaj nekajkrat letno.

Iz tega lahko zelo enostavno izračunamo, koliko priložnosti imamo in si vsaj delno odgovorimo na vprašanje, zakaj v Toyoti posamezni zaposleni predlaga več kot 70 izboljšav letno. Odgovor je ravno v tem, da prihajajo do rešitev skozi izzive, ki se jim odpirajo skozi izpostavljene probleme. Pri teh prizadevanjih jih podpira odličen sistem proizvodnje (Toyota Production System), ki vsebuje mnogo pristopov za reševanje problemov.

Kdaj začeti z digitalizacijo procesov reševanja problemov, je najbolj odvisno od zrelosti posamezne organizacije: Ali se zavedamo kaj pomeni reševanje problemov? Kaj pridobimo s tem? Kaj izgubljamo brez tega? Kakšne prednosti nam bo prinesla digitalizacija?

V resnici ni potrebno čakati še nadaljnjih 10 let in več, da začnemo z uvajanjem. Kajti ob primerni strokovni podpori in strukturirani implementaciji, korak za korakom, se transformacija iz ne-reševalcev, ali iz neučinkovitih reševalcev, zgodi bistveno učinkoviteje.

Najboljši trenutek za spremembo je danes!

Če se spremembe lotimo prepočasi (čakamo, da se to zgodi spontano) pri tem vsakodnevno izgubljamo milijone. Če čakamo na pravi trenutek in pričakujemo, da se bo to zgodilo hitro (pod pritiskom zahtevnih kupcev ali konkurence) tvegamo, da bomo prepozni. Namreč, potovanje od enega, do večine zaposlenih, ki uspešno rešujejo probleme, je lahko zelo dolgo, če ne poznamo prave poti.

Vsi, ki želite izvedeti kaj več, vas vabimo, da se udeležite strokovne delavnice na temo reševanja problemov ali se obrnete na našo strokovno podporo, kjer vam bomo z veseljem predstavili prednosti digitalnega reševanja problemov.