AUDIT JE (LAHKO) MOČNO ORODJE

Medtem, ko v podjetjih običajno posvečamo veliko pozornosti izobraževanju, ostajajo auditi kar nekako prezrti, češ da to ni tako pomembno. Auditi se izvajajo redko in za nameček morda še nedosledno. Namesto, da bi preprečevali težave in izkoristili vse priložnosti, ki nam jih audit ponuja, raje prisegamo na reaktivno delovanje (gašenje). Audit je priložnost za:

• preverjanje ustreznosti,
• komunikacijo,
• nenehno izboljševanje,
• nadgrajevanje sposobnosti.

Kje in kaj auditirati?

Audit lahko izvajamo na proizvodni liniji, v pisarni, v skladišču ali logističnem centru, v delavnici, na transportnih in peš poteh, v zdravstveni ambulanti ali operacijski sobi, v restavracijski kuhinji, hotelski sobi, na gradbišču in vseh objektih (celo WC-ju), okolici stavb in naravi …, skratka povsod.

Tako, kot lahko izvajamo audit povsod, je možno auditirati praktično vse.

Kakšne audite poznamo?

Obstaja mnogo vrst auditov, ki se ločijo po temi, namenu, načinu izvedbe … Pretežno jih uporabljamo za nadzor in vzdrževanje doseženega nivoja, ter kot sredstvo za vodenje napredovanja. Na primer, kako napredujemo po etapah ali korakih v določenem projektu ali izvajanju metode. Praktično pri vseh LEAN oz. postopkih stalnega izboljševanja,  merimo napredovanje tudi z rezultatom, ki ga dosežemo z auditom.

Konkreten primer je metoda 5S, kjer se auditi še zlasti uporabljajo za spremljanje napredovanja po korakih ali zgolj za vzdrževanje doseženih standardov.

Na področju varnosti ali zagotavljanja kakovosti, ravno tako ne gre brez auditov. Praktično vse  perspektive ključnih področij uspešnosti - varnost, kakovost, produktivnost, obvladovanje rokov, razvoj človeških virov, stroški - lahko nadzorujemo in izboljšujemo z auditi.

Auditi so lahko splošni, ko z enim auditom  zajamemo več področij ali so fokusirana, v  npr. na določeno delovno mesto, kjer preverimo varnost, obvladovanje rokov ...

Auditi so lahko tudi zelo specifični, na primer ob posebnih pojavih, kot je v tem času Koronavirus.

Koliko (kako pogosto) auditirati?

Audite je potrebno izvajati vsakodnevno. Se vam zdi to preveč? Na primer v sitemu izvajanja nivojskih auditov (layered audit) vodja delovne skupine preverja svoje delavce vsak dan. To ni kompleksen postopek, ampak je delo, ki poteka povsem rutinirano v 15-30 minutah.

Namesto, da vodje neorganizirano (brezglavo) hodijo po delovnih mestih in nadzirajo stvari na pamet ali se fokusirajo le v aktualne probleme, jih auditi usmerjajo v proaktivno in načrtovano delo.

Naravno je, da se z vsakim višjim hierarhičnim nivojem frekvenca izvajanja auditov manjša, tako se lahko menedžment v pretežni meri posveti razvoju in inovacijam. Nevarnost je, če vodilni, vključno s TOP vodstvom, ignorirajo postopke, kot so izvajanje auditov ali gemba walk-a, ker izgubijo stik glede dejanskega obvladovanja ključnih kazalnikov uspešnosti in problemov na samem mestu. Poleg tega je pomembno, da vodstvo vodi z lastnim zgledom – "Lead by example".

Kako izvajati audite?

Ključno pri izvajanju auditov je, da jih izvajamo dosledno, od faze planiranja do spremljanja realizacije in učinkov. Pri tem sta vpleteni najmanj dve osebi, auditer (oseba, ki izvaja audit) in auditiranec (oseba, ki odgovarja auditerju in najpogosteje poskrbi za izvedbo korektivnih in izboljševalnih aktivnosti).

Seveda, če se nihče ne ukvarja s tem, kako se izvajajo auditi, potem je v naši človeški naravi, da znamo hitro kaj poenostaviti. To ni slabo, dokler ne pride do te mere, da je vse skupaj nekoristno in izvajanje auditov, namesto dodane vrednosti, predstavlja izgubo oz. potrato.

Tukaj je zagotovo največ priložnosti za izboljšanje. Poskušajte odgovoriti na sledeča vprašanja in porodila se vam bo marsikatera ideja:

• Ali so vprašalniki smiselni in ali jih uporabniki razumejo?
• Koliko časa traja, kakšen je potek (ritem) audita?
• Kakšne so ocene, ugotovitve na določenem območju?
• Kakšne ocene, ugotovitve podaja določen auditer, ali so ugotovitve in ocene objektivne?
• Kako se vodijo ukrepi, kakšna je kvaliteta izvedbe, kako je z roki realizacije …?
• Kdo auditira, kako pogosto, kje in na kakšen način?
• Kakšna je povezava med kazalniki uspešnosti KPI Key performance Indicator in auditi?
• Ali se kazalniki uspešnosti, kjer izvajamo audite, izboljšujejo ali slabšajo?
• …

Kdo izvaja audite?

Ljudje smo si zelo različni, imamo svoje osebnosti, različna znanja, izkušnje in poglede. Namen posameznega audita ni rešiti vse probleme, ki bi jih v določen trenutku lahko zaznali na nekem mestu. Pomembno je, da smo objektivni, dovolj kritični in ravno prav pragmatični. Vsak, ki izvaja audite, naj bi bil primerno usposobljen, tudi certificiran, kar pa še ne zadošča za resnično redno in učinkovito izvajanje auditov. Izvajalce auditov je potrebno ravno tako organizirati oz. voditi in nenehno animirati (usposabljati …).

Kako biti boljši v izvajanju auditov?

Iz vsega zapisanega lahko razberemo, da je izvajanje auditov lahko zelo koristno, če to delamo dobro. S pojavom digitalizacije se odpirajo nove možnosti v izvajanju postopkov auditiranja. Digitalizacija nam omogoča boljše obvladovanje podatkov, oz. informacij. Ob pogosti rabi, iz naslova prihranka časa, to lahko predstavlja ogromne številke.

Že leta 2018 je bila narejena študija celotnega procesa audita, s pomočjo digitalnega orodja DAM - Daily Audit Management. Uporabili smo splošni vprašalnik nivojskega audita z 20 kriteriji, v klasični in digitalni obliki. Pri tem smo merili porabljene čase za planiranje, izvedbo in vse ostale aktivnosti spremljanja, do zaključka audita. Najbolj kritično pri auditih je ravno vodenje oz, spremljanje ukrepov po auditu. Dejstvo je, da audit ni končan z opravljenim auditom, temveč šele takrat, ko so vsi ukrepi tudi kvalitetno zaključeni.

Glede na osnovo, da v podjetju, kjer smo opravili test, izvedejo cca. 100 tovrstnih auditov mesečno, smo ugotovili skoraj 80.000 letnega prihranka, samo na pridobljenem času.