VOĐENJE SASTANAKA

22 listopada, 2019

 

VOĐENJE SASTANAKA

Umorni ste od trošenja vremena na sastancima?

 

» Sastanci su, poput proizvodnje - moraju imati kvalitetan input i output, priprema mora biti temeljita i pravodobna, provedba brza i učinkovita, inače samo gubimo neprocjenjivo vrijeme cijelog tima!«

Za mnoge tvrtke ili timove, sastanak se smatra ogromnim izvorom gubitka ljudskih sati, koji koštaju milijune eura i uzrokuju ogroman stres među sudionicima. Prosječni sudionik provodi 18 sati tjedno u sastancima (studija Atlassian). Skoro polovica sudionika kaže, da su sastanci gubljenje vremena.

Poduzeća ne mogu funkcionirati bez redovite koordinacije, dogovora i komunikacije općenito. Dakle, sastanci su (i uvijek će biti) ključni element svakog poslovnog sustava.

Kako učinkovito izvodite sastanke u vašem poduzeću? Da li sastanci predstavljaju dodatnu vrijednost ili su samo trošak i gubitak vremena? Možemo li ovo vrijeme iskoristiti bolje?

Poduzmite mjere za poboljšanje učinkovitosti sastanaka na operativnoj i organizacijskoj razini tvrtke!

 

Svaka sjajna provedba pojedinog sastanka započinje dobrim planiranjem!

 

Imajte čvrst razlog i jasnu svrhu sastanka

Ako je sastanak zakazan, onda vjerojatno postoji i svrha tog sastanka. Ako nema svrhe, onda sastanak nije potreban. Svrha sastanka je, dakle, crvena nit, koja nam pomaže, da ostanemo u pravom smjeru, čak i ako se rasprava proširi.

Rdeča nit sestanka HR

Sastanci nisu društvena okupljanja, na kojima pijemo kavu i malo razgovaramo, već su izrazito fokusirani poslovni događaji.

 

Definirajte temu i točno odredite cilj sastanka

Odredite, što želite postići sa sastankom odnosno kamo želite doći. Važno je, da je cilj kvantificiran (s brojem), na primjer: "U roku od dva mjeseca želimo smanjiti nekakvoću za 3%".

Kod određivanja ciljeva možete si pomoći načelom SMART, koji znači specifičan, mjerljiv, ostvariv, racionalan i vremenski definiran.

Načelo SMART, koji znači specifičan, mjerljiv, ostvariv, racionalan i vremenski definiran.

Načelo SMART, koji znači specifičan, mjerljiv, ostvariv, racionalan i vremenski definiran.

 

Definirajte program odnosno dnevni red

Voditelj sastanka (najmanje 3 dana) prije početka sastanka odredi temu i dnevni red. Izuzetak su sustavni sastanci, koji već imaju unaprijed definirane teme i ciljeve.

 

Uloga voditelja sastanka je, da provede sljedeće aktivnosti:

  • Razmisli i napravi plan sastanka.
  • Određuje, koje točke sadržaja trebaju biti obrađene.
  • Planira trajanje pojedinačne točke.
  • Određuje nositelja (vlasnika) svake točke.
  • Poziva ključne ljude i distribuira im aktivne uloge.
  • Razmisli, ako su za uspješno okončanje potrebne priprema.
  • Otvori sastanak, usmjerava raspravu (drži se crvene niti), zbroji zaključke.
  • Aktivno uključuje i usmjerava sve sudionike.
  • Zaključuje sastanak pravodobno.
  • Prati provedbu usvojenih odluka i reagira na odstupanja.

 

Naravno, uloge vođe tima mogu se raspodijeliti među sudionicima sastanka. Važno je, da su te uloge nedvosmisleno dodijeljene.

Primjer zakazivanja sadržaja sastanka u ESB aplikaciji

Primjer zakazivanja sadržaja sastanka u ESB aplikaciji

 

Dobro je shvatiti, da nije uvijek najbolje, da sastanak vodi voditelj - direktor, jer se ostali članovi tima osjećaju ugroženo u prisustvu svog iskusnijeg vođe. Kao rezultat toga, oni nisu aktivni na sastancima. Preporučuje se, da tim imenuje voditelja sastanka, a direktor je prisutan i "radi u pozadini". Ovo će sastanak učiniti puno opuštenijim i produktivnijim.

 

Navedite datum, mjesto i vrijeme

Budite primjer i ne kasnite na sastanke!

 

 

Vrijeme je, naravno, novac. Ako sudionici sjede za stolom i gledaju na sat i pokušavaju pogoditi, kada će šef stići, to znači iritaciju i nezrelost pristupa. Kod određivanja neformalnih pravila organizacije, zaposlenici obično uzimaju uzorke od osobe, koja je sazvala sastanak (od šefa). Ako ta osoba želi, da sastanci započnu na vrijeme, sastanci počinju na vrijeme!

 

Npr. : Ako je sastanak u 8 sati ujutro, zauzmite mjesta nekoliko minuta prije toga. Pri tome zahtijevaju disciplinu. Razgovarajte s ljudima, koji su zakasnili nakon završetka sastanka. Zatražite razloge kašnjenja i predložite rješenja.

 

Jednako važno, kao početak, je važno, da sastanak završi u pravo vrijeme.

 

 

To će stvoriti pozitivnu klimu za sastanke, osigurati sudjelovanje i pokazati sudionicima, da cijenite njihovo vrijedno vrijeme.

 

Odmah (na početku sastanka) uspostavite pravila

  • Na početku sastanka jednostavno recite svima, da isključe i odlože telefone (čak i pretraživanje po telefonu nije poželjno) i ugase svoja računala ... dok sastanak ne završi. Na taj način privlačite pažnju sudionika i izbjegava nepotrebne prekide sastanka. Recite svima, da vam treba 100-postotna pažnja i uključenost. To je jedini način, da maksimalno iskoristite svoje ukupno vrijeme. Istraživanja pokazuju, da čak 70% sudionika obavlja druge poslove na sastancima. Ponovite ovaj postupak sve dok svim sudionicima ne bude jasno, da im telefonski razgovori i drugi poslovi nisu dozvoljeni u vrijeme sastanaka.
  • Zapamtite, da se isto odnosi i na vas!
  • Ponekad izlaganja zahtijevaju ppt. prezentacije. Ograničite broj slajdova (npr. na 5).
  • Ako je moguće, izvodite sastanke stojeći. To osigurava, da su sastanci dinamičniji i kraći. Poznato je, da tijekom dugih i dosadnih sastanaka, sudionici vole sanjariti ili čak
  • Prikupljajte činjenice i izbjegavajte optužbe.

Nije lako imati disciplinu i fokus, zato je bolje imati nekoliko kraćih sastanaka, recimo 30 minuta ili maksimalno 1 sat, gdje ste svi usredotočeni na određenu temu i cilj. Maratonske sjednice nikada nisu učinkovite.

Nikada nećete riješiti sve probleme jednim sastankom!

 

Zapisnik pišite na sastanku

Primer zapisnika v ESB orodju

 

Zapisnik ne mora biti esej!

Ključne nalaze možete bilježiti na sastanku. Najlakši način je izabrati osobu, koja će pisati zapisnike i bilježiti dodijeljene aktivnosti sudionicima sastanka. Imajte na umu, da se dodatna pitanja obično postavljaju u posljednjim minutama, stoga rezervirajte svojih posljednjih 5 minuta sastanka, kako biste raspravljali o zaključcima.

 

 

Završite s akcijskim planom

Već tijekom (ili na kraju svakog) sastanka odredite sljedeće korake - aktivnosti. U ovoj raspravi, na temelju donesenih odluka, formulirajte zadatke, tko je odgovoran za što i u koje vrijeme aktivnost mora biti završena. Vlasništvo (nosioci), odnosno odgovornost za provedbu aktivnosti, možete dodijeliti po princip „uhvati loptu“ (eng. catch-the-ball) jednom od sudionika sastanka. Odgovorna osoba ima potpunu kontrolu nad onim, što će se zapravo dogoditi s aktivnošću! To znači, da sam izvršava aktivnost ili ju dodijeli nekom drugom.

To će osigurati učinkovito korištenje vremena provedenog zajedno na sastanku.

Na kraju zahvalite svima za prisustvovanje i u predviđenom terminu završite sastanak.

Nakon sastanka pobrinite se, da osoba, koja piše zapisnike, u kratkom vremenskom roku pošalje zapisnik dotičnim osobama (sudionicima, nadređenima… kojima su potrebne informacije), uključujući podatke o zaduženjima i rokovima.

Digitalni alat ESB: Sveobuhvatan uvid u sve aktivnosti, vezane na određen sustavni sastanak (akcijski plan))

Digitalni alat ESB: Sveobuhvatan uvid u sve aktivnosti, vezane na određen sustavni sastanak (akcijski plan)

Redovito pratite provedbu aktivnost. Na svakom sastanku provjeravajte napredak pojedinačnih aktivnosti. U slučaju kašnjenja, reakcija treba biti trenutna! Upravljanje rokovima je također karakteristika kvalitetnog rada.

 

Ako operater ima poteškoća u provedbi, njegova je odgovornost pravovremeno obavijestiti voditelja sastanka, kako bi mu ovaj mogao pružiti pomoć i osigurati uvjete za uspješnu realizaciju aktivnosti.

 

Nakon provedbe aktivnosti, potrebna je provjera (check). Svaku aktivnost se provjerava i potvrdi se njezina primjerenost iz različitih aspekata. Vlasnik aktivnosti javno predstavi rješenje svim sudionicima u grupi.

 

Provedba određenih aktivnosti provjerava se na licu mjesta. To nije nedostatak samopouzdanja, već nas zanima, je li realizacija u skladu s našim očekivanjima, jesu li postignuti učinci, postoje li neke druge mogućnosti za poboljšanje.

 

Ako se pokaže da implementirano rješenje još treba dovršiti, tada se mora pravilno i reaktivno reagirati (»act«).

 

Na ovaj način osigurali smo sveobuhvatan ciklus PDCA (eng. skraćenica za: planiraj, napravi, provjeri i djeluj) i učinkovitu operativnu provedbu sastanka.

Prateći ovih nekoliko savjeta i korištenjem aplikacije ESB - Enterprise Schedule Builder možete dramatično poboljšati učinkovitost svojih sastanaka

Prateći ovih nekoliko savjeta i korištenjem aplikacije ESB - Enterprise Schedule Builder možete dramatično poboljšati učinkovitost svojih sastanaka

 

Tablica, koja prikazuje ključne prednosti korištenja ESB aplikacije u odnosu na tradicionalne Outlook sastanke s XLS i WORD zapisnicima:

 

TRADICIONALAN NAČIN RADA
KORIŠTENJE APLIKACIJE ESB
PovezivostNe postoji veza između povezanih događaja.Postoji veza između povezanih događaja, odmah imamo na raspolaganju sve elemente povezanih događaja.
Nacrt sastankaNije oblikovan. Obično se koristi Wordov prilog, koji se spoji kod saziva.Plan sastanka je integriran u aplikaciju, koja »vodi« korisnika kroz proces. Svi pozvanici su kod poziva upoznati.
Evidentiranje i obavješćivanjeKljučni nalazi zabilježeni su u programu Word ili Excel. Sudionici su zatim obaviješteni putem e-maila s privitkom, koji se može izgubiti, verzije dokumenta su zastarjele, nisu ažurirane ... nastaje konfuzija.Unos se vrši izravno u aplikaciju. Svi ključni nalazi su sakupljeni na jednom mjestu. Svi sudionici imaju izravan pristup do ažurnih podataka, mogućnost postavljanja različitih filtera, bez pretraživanja.
Akcijski planKorištenje programa Excel, koji se prosljeđuje putem pošte ili se pohranjuje negdje na poslužitelju. Ne postoje alarmi i najave aktivnosti i rokovi za pojedine vlasnike aktivnosti.Akcijski plan je integriran u aplikaciju ESB. Aktivnosti vezane na određeni sastanak (ali na više povezanih sastanka) su skupljene u aplikaciji. Svi nosioci su odmah obaviješteni o dodijeljenim aktivnostima. Prije isteka roka aktivnosti, vlasnik prima upozorenje o nadolazećem roku (u aplikaciji i e-pošti). Mogućnost naprednih filtera za sve korisnike.
PDCA koncept kod praćenja napretka aktivnostiTo nije element upravljanja sastancima na tradicionalan način. Microsoftovi alati ne omogućavaju takve funkcije.PDCA je ključni element aplikacije ESB. Kod aktivnosti vlasnik aktivnosti može potvrditi:
• Plan - da je aktivnost planirana i da je plan provedbe aktivnosti jasan.
• Do - da je realizirao aktivnost.
Sljedeća je faza provjera uspješnosti provedbe, koju je potvrdio drugi korisnik (npr. vođa):
• Check - vođa potvrdi provjeru aktivnosti i ocijeni uspješnost provedbe.
• Act - reagiranje na bilo kakve nove mogućnosti za daljnji rad i aktivnosti.
Vođenje pripadajućih dokumenata i prilogaNema standardizacije, postupak je ometan, svi se dokumenti prikupljaju negdje drugdje.Sve vrste privitaka strukturirano su raspoređene prema unaprijed definiranim rubrikama. Priloge možemo vezati na neku aktivnost ali nalaz – npr. aktivnost, koja je dodatno podržana slikom ili Excel tabelom, PDF dokumentom, itd. Na taj način je moguće sve stvorene aktivnosti još razumljivije oblikovati, jer ESB podržava strukturirano i sustavno upravljanje svim vrstama privitaka.
Praćenje KPI (ključnih pokazatelji uspješnosti)Imaju li sastanci pozitivne učinke i jesu li postigli cilj, pokazuju nam podaci, koje određene službe moraju proizvesti u nekom obliku. Na kraju godine je analiza podataka o uštedama odnosno postignutih ciljeva gotovo nemoguća odnosno treba puno vremena da se prikupe svi podaci.Alatom ESB je moguće povezati alat PMB, koji je namijenjen vođenju pokazatelja. Za sastanak možemo postaviti konkretne ciljeve, kojih izvršavanje redovno pratimo. Na svako odstupanje od cilja možemo brzo poduzeti mjere i na taj način osigurati agilnost. Na kraju mjeseca, tromjesečja, godine, uz nekoliko klikova, možemo napraviti analizu i generirati standardni izvještaj za područje, koje na interesira.

 

Više o operativnom upravljanju sastancima možete saznati na našim stručnim radionicama o upravljanju sastancima ili kada implementirate Enterprise Schedule Builder ESB u svojoj tvrtki.

Language Switcher

Prejšna objava
« MOŽE LI SE GODIŠNJE POSTIĆI 70 POBOLJŠANJA PO ZAPOSLENIKU?
Naslednja objava
Jedna Daruma, jedno oko i ciljevi koji ne čekaju »
Podobne objave

Digitalni Gemba Walk: od promatranja do djelovanja

Od strateških smjernica do svakodnevnog rada: kako PMB povezuje tvrtku od vrha do Gembe

Jedna Daruma, jedno oko i ciljevi koji ne čekaju

Najnovejše objave

Digitalni Gemba Walk: od promatranja do djelovanja

Od strateških smjernica do svakodnevnog rada: kako PMB povezuje tvrtku od vrha do Gembe

Jedna Daruma, jedno oko i ciljevi koji ne čekaju

Katalog strokovnih delavnic 2025

Naročite se na novice

Ostanite v ospredju na področju nenehnih izboljšav in vitkih procesov tako, da se naročite na naše novice in članke. Najnovejše dobre prakse in vpoglede boste enkrat mesečno prejeli neposredno v svoj e-poštni nabiralnik!