SESTANKI

VODENJE SESTANKOV

VODENJE SESTANKOV

Ste naveličani zapravljanja časa na sestankih?

 

»Sestanki so kot proizvodnja – morajo imeti kakovosten input in output, priprava mora biti temeljita in pravočasna, izvedba hitra in učinkovita, sicer zgolj trošimo neprecenljiv čas celotne ekipe!«

 

Za številna podjetja ali ekipe, sestankovanje velja za ogromen vir izgub človeških ur, ki podjetja stanejo milijone eurov in povzročijo med udeleženci ogromno stresa. Povprečen udeleženec preživi 18 ur tedensko na sestankih (študija Atlassian). Skoraj polovica udeležencev pravi, da so sestanki izguba časa.

 

Podjetja ne morejo funkcionirati brez rednih usklajevanj, dogovarjanj in komunikacije nasploh. Sestanki torej so (in vedno bodo) ključen element vsakega poslovnega sistema.

 

Kako učinkovito izvajate sestanke v vašem podjetju? Ali sestanki predstavljajo dodano vrednost ali zgolj strošek in potrato časa? Ali bi ta čas lahko bolje izkoristili?

 

Lotite se izboljšanja učinkovitosti sestankov na operativni in organizacijski ravni podjetja!

Vsaka odlična izvedba posamičnega sestanka se začne z dobrim planiranjem!

Za sestanek imejte tehten razlog in jasen namen

Če je sestanek planiran, potem verjetno obstaja tudi namen tega sestanka. Če namena ni, potem tudi sestanek ni potreben. Namen sestanka je torej rdeča nit, ki nam pomaga obdržati pravo smer, tudi če se razprava razširi.

Rdeča nit sestanka

Sestanki niso družabna srečanja, na katerih spijemo kavico in malo pokramljamo, ampak so natančno usmerjeni poslovni dogodki.

Opredelite temo in določite cilj sestanka

Določite kaj želite s sestankom doseči oz. kam želite priti. Pomembno je, da je cilj kvantificiran (s številko), npr.: »Ne-kakovost želimo zmanjšati za 3%, v roku 2 mesecev.«

Pri določitvi ciljev si lahko pomagamo z načelom SMART, ki pomeni specifičen, merljiv, dosegljiv, racionalen in časovno opredeljen.

Načelo SMART, ki pomeni specifičen, merljiv, dosegljiv, relevanten in časovno opredeljen.

Načelo SMART, ki pomeni specifičen, merljiv, dosegljiv, relevanten in časovno opredeljen.

Določite program oz. dnevni red

Vodja sestanka (vsaj 3 dni) pred začetkom sestanka določi temo in dnevni red, izjema glede predčasne napovedi oz. sklica so sistematični sestanki, ki že imajo vnaprej opredeljene teme in cilje.

 

Vloga vodje sestanka je izvajanje sledečih aktivnosti:

  • Premisli in naredi načrt sestanka.
  • Določi katere vsebinske točke je potrebno obdelati.
  • Načrtuje trajanje posamezne točke.
  • Določi nosilca posamezne točke.
  • Povabi ključne ljudi in jim razdeli aktivne vloge.
  • Razmisli ali so za uspešno izvedbo potrebne predpriprave.
  • Naredi otvoritev sestanka, usmerja razpravo (drži rdečo nit), povzema zaključke.
  • Aktivno vključuje in usmerja vse udeležence.
  • Pravočasno zaključi sestanek s sklepi.
  • Spremlja realizacijo sprejetih sklepov in reagira na odstopanja.

 

Seveda se lahko vloge vodje skupine porazdelijo med udeležence sestanka, pomembno je, da so te vloge nedvoumno dodeljene.

Primer načrtovanja vsebine sestanka v aplikaciji ESB

Primer načrtovanja vsebine sestanka v aplikaciji ESB

Dobro je, če se zavedamo, da ni vedno najbolje, da sestanek vodi vodilni – manager, ker se ostali člani tima ob prisotnosti svojega, bolj izkušenega voditelja, počutijo ogrožene. Posledica tega je, da se na sestankih ne vključujejo. Priporočljivo je, da tim določi vodjo sestanka, manager pa je prisoten in »deluje v ozadju«. Tako bo sestanek veliko bolj sproščen in produktiven.

Določite datum, lokacijo in uro sestanka!

Bodite zgled in ne zamujajte na sestanke!

Čas je seveda denar. Če udeleženci sedijo za mizo in gledajo na uro ter poskušajo uganiti, kdaj bo šef prispel, to pomeni iritacijo in neresnost pristopa. Pri določanju neformalnih pravil organizacije, zaposleni običajno prevzamejo vzorce od osebe, ki je sklicala sestanek (od šefa). Če ta oseba želi, da se sestanki začnejo pravočasno, se sestanki začnejo pravočasno!

 

Npr. : Če je sestanek ob 8h, zasedite svoja mesta nekaj minut pred tem. Pri tem zahtevajte  disciplino. Z osebami, ki so zamudile, se pogovorite po koncu sestanka. Ugotovite razloge za zamujanje in predlagajte rešitve.

 

Prav tako pomembno kot začetek, je pomembno tudi, da se sestanek pravočasno konča. Določen čas zaključka sestanka pomaga zagotoviti, da v času, ki ga imamo, obravnavamo bistvo in obdelamo dnevni red. S pravočasnim zaključkom se izognemo tudi morebitnemu »zastoju« sledeče skupine, ki ima rezervirano sejno sobo za nami.

Tako boste vzpostavili pozitivno klimo sestankovanja, zagotovili sodelovanje in udeležencem pokazali, da cenite njihov dragoceni čas.

Takoj na začetku določite pravila

  • Na začetku sestanka preprosto povejte, da vsi izklopijo in odložijo telefone (tudi brskanje po telefonu ni zaželeno), odložijo računalnike … dokler se sestanek ne konča. Tako pridobite pozornost navzočih in se izognete nepotrebnim prekinitvam sestanka. Povejte, da potrebujete 100% pozornost in sodelovanje vseh. Le tako boste lahko skupni čas najbolj učinkovito izkoristili. Raziskave so namreč pokazale, da kar 70% udeležencev, na sestankih opravlja drugo delo. Ta postopek ponovite vedno znova, dokler vsem udeležencem ne bo jasno, da v času sestankov, telefonski pogovori in drugo delo, niso dovoljeni.

 Ne pozabite, da enako velja tudi za vas!

 

  • Včasih predstavitve zahtevajo ppt. prezentacije. Omejite število diapozitivov, npr. na 5.
  • Če je možno, izvajajte sestanke stoje. To vam zagotovi, da so sestanki bolj dinamični in krajši. Znano je, da med dolgimi in dolgočasnimi sestanki udeleženci radi sanjarijo ali celo zadremajo.
  • Zbirajte dejstva in se izognite se obtoževanju.

Zagotavljati disciplino in fokus ni enostavno, zato je bolje, da imate več krajših sestankov, recimo po 30 minut ali največ 1 uro, kjer ste vsi osredotočeni v določeno temo in cilj. Maratonske seje niso nikoli učinkovite.

 

Nikoli ne boste rešili vseh problemov z enim sestankom!

 

Zapisnik pišite sproti

Primer zapisnika v ESB orodju

Zapisnik ne rabi biti esej! Ključne ugotovitve lahko beležite sproti. Najlažje je, da določite osebo, ki bo sproti pisala zapisnik in zabeležila dodeljene aktivnosti udeleženim na sestanku.

 

Imejte v mislih, da se običajno v zadnjih minutah pojavijo še dodatna vprašanja, zato rezervirajte zadnjih 5 min sestanka za razpravo, namenjeno oblikovanju sklepov.

Končajte z akcijskim načrtom

Že v teku ali ob koncu vsakega sestanka določite naslednje korake - aktivnosti. V tej razpravi na osnovi sprejetih odločitev, oblikujte naloge, kdo je za kaj odgovoren in do kdaj mora biti določena aktivnost opravljena. Lastništvo (nosilca) oz. odgovornost za izvedbo aktivnosti, lahko po principu »ujemi žogo« (ang. catch the ball), dodelite enemu izmed udeležencev sestanka. Tistemu, ki je dodeljena odgovornost, ima popoln nadzor nad tem, kaj se bo z aktivnostjo dejansko zgodilo! To pomeni, da sam uresniči zastavljeno aktivnost ali poskrbi, da jo realizira nekdo drug.

 

Na ta način bo zagotovljena učinkovita raba časa, ki ste ga skupaj preživeli na sestanku.

 

Na koncu se zahvalite za prisotnost in ob predvidenem času sestanek zaključite.

 

Po končanem sestanku poskrbite, da tisti, ki piše zapisnik, v kratkem času pošlje zapisnik zadevnim osebam (udeležencem, nadrejenim … komur je informacija potrebna), vključno z informacijo o zadolžitvah in rokih.

Digitalno orodje ESB: Celovit vpogled v vse aktivnosti vezane na določen sistematičen sestanek (akcijski načrt)

Digitalno orodje ESB: Celovit vpogled v vse aktivnosti vezane na določen sistematičen sestanek (akcijski načrt)

Redno spremljajte realizacijo aktivnosti. Na vsakem sestanku preverite napredek po posamezni aktivnosti. V primeru zamud naj bo reakcija takojšnja! Obvladovanje rokov je ravno tako karakteristika kvalitetno opravljenega dela.

 

Če ima nosilec aktivnosti težave pri izvedbi, je njegova dolžnost, da vodjo sestanka pravočasno obvesti, da  mu ta lahko ponudi pomoč in zagotovi pogoje za uspešno realizacijo aktivnosti.

 

Po izvedbi aktivnosti je potrebno preverjanje - »check«. Vsako aktivnost se preveri in potrdi njeno ustreznost iz različnih vidikov. Nosilec aktivnosti, rešitev javno predstavi vsem udeležencem v skupini.

 

Izvedbo določenih aktivnosti preverimo na licu mesta. Tukaj ne gre za pomanjkanje zaupanja, temveč nas zanima ali je realizacija v skladu z našimi pričakovanji, ali so učinki doseženi, ali obstajajo še kakšne priložnosti za izboljšanje.

 

Če se izkaže, da je potrebno izvedeno rešitev še dodelati, se je potrebno pravilno in reaktivno odzvati (»act«).

 

Tako smo poskrbeli za celovit cikel PDCA (ang. okrajšava za: planiraj, naredi, preveri in ukrepaj) in učinkovito operativno izvedbo sestanka.

Z upoštevanjem teh nekaj nasvetov in z uporabo aplikacije  ESB – Enterprise Schedule Builder  lahko dramatično izboljšate učinkovitost vaših sestankov

Z upoštevanjem teh nekaj nasvetov in z uporabo aplikacije ESB – Enterprise Schedule Builder lahko dramatično izboljšate učinkovitost vaših sestankov

Tabela s prikazom ključnih prednosti uporabe aplikacije ESB, v primerjavi s tradicionalnim vodenjem sestankov v Outlooku z XLS in WORD zapisniki:

 TRADICIONALEN NAČIN DELAUPORABA APLIKACIJE ESB
PovezljivostNi povezave med povezanimi dogodki.Med povezanimi dogodki obstaja povezava, vse elemente povezanih dogodkov imamo na voljo takoj.
Načrt sestankaNi oblikovan. V uporabi je običajno Word priloga, ki se pripne k sklicu.Načrt sestanka je integriran v aplikacijo. Aplikacija uporabnika »vodi« skozi proces. Vsi povabljeni so ob sklicu seznanjeni.
Evidentiranje in obveščanjeKljučne ugotovitve so zabeležene v Word ali Excel. Nato so udeleženci seznanjeni preko maila s prilogo, te priloge se lahko izgubijo, verzije dokumentov zastarajo, niso posodobljene … nastane zmeda.Vnos se izvaja neposredno v aplikacijo. Vse ključne ugotovitve so zbrane na enem mestu. Vsi udeleženci imajo takojšen dostop do ažurnih podatkov, možnost nastavitve različnih filtrov, iskanja ni.
Akcijski načrtUporaba Excela, ki se posreduje preko mailov ali je shranjen nekje na strežniku. Alarmov in obvestil o aktivnostih in rokih za posamezne nosilce aktivnosti ni.Akcijski načrt je integriran v aplikacijo ESB. Aktivnosti vezane na določen sestanek (ali na več povezanih sestankov) so zbrane v aplikaciji. Vsi nosilci so nemudoma obveščeni o dodeljenih aktivnostih. Pred iztekom roka aktivnosti nosilec dobi opozorilo o bližajočem se roku (v app in na e-mail). Možnost naprednih filtrov za vse uporabnike.
PDCA koncept pri spremljanju napredka aktivnostiNi element vodenja sestankov na tradicionalen način. Microsoftova orodja takšnih funkcij ne omogočajo.PDCA je ključen element aplikacije ESB. Pri aktivnostih lahko nosilec aktivnosti potrdi:
• Plan – da je aktivnost splaniral in da je načrt izvedbe aktivnosti jasen.
• Do – da je aktivnost realiziral.
Naslednja faza je preveritev uspešnosti izvedbe, ki jo potrdi drug uporabnik (npr. vodja):
• Check – vodja potrdi preveritev aktivnosti in oceni uspešnost izvedbe.
• Act – reagiranje na morebitne nove možnosti za nadaljnje delo in aktivnosti
Vodenje pripadajočih dokumentov in prilogNi standardizacije, postopek je otežen, vsi dokumenti, so zbrani nekje drugje.Vse vrste prilog so strukturirano razvrščene po pred nastavljenih rubrikah. Priloge lahko celo vežemo na neko aktivnost ali ugotovitev – npr. aktivnost, ki je dodatno podprta še s sliko ali z Excel tabelo, PDF dokumentom, itd. – tako je mogoče vse ustvarjene aktivnosti še bolj razumljivo oblikovati, saj ESB podpira strukturirano in sistematično vodenje vseh vrst prilog.
Spremljanje KPI (ključnih kazalnikov uspešnosti)Ali aktivnosti sestanka prinašajo pozitivne učinke in ali smo dosegli cilj, nam pokažejo podatki, ki jih morajo pripraviti določene službe v neki svoji obliki. Ob koncu leta je analiza podatkov o prihrankih oz. doseženih ciljih skoraj nemogoča oz. zahteva veliko časa, da se vsi podatki zberejo.Z orodjem ESB je mogoče povezati orodje PMB, ki je namenjeno vodenju kazalnikov. Za sestanek lahko določimo konkretne cilje, katerih uresničevanje redno spremljamo. Na vsako odstopanje od cilja lahko hitro ukrepamo in na ta način zagotavljamo agilnost. Ob koncu meseca, kvartala, leta, lahko z nekaj kliki naredimo analizo in generiramo standardno poročilo za področje, ki nas zanima.
Več o operativnem vodenju sestankov, se lahko naučite na naših strokovnih delavnicah o VODENJU SESTANKOV ali ob implementaciji orodja ESB – Enterprise Schedule Builder, v vašem podjetju.