Digitalno reševanje problemov

KATERO ORODJE ZA REŠEVANJE PROBLEMOV IZBRATI?

KATERO ORODJE ZA REŠEVANJE PROBLEMOV IZBRATI?

»Reklamacije rešujemo z 8D poročilom, interne probleme s pomočjo obrazca A3 ali QC Story, z ISHIKAWA poiščemo vzroke, nato z analizo 5 x zakaj odkrijemo še vir problema. Kompleksne probleme rešujemo s projekti usmerjenega izboljševanja, lahko po PDCA ali DMAIC ciklu. S QRQC pristopom smo bolj učinkoviti …«

 

Kako se pravilno odločiti ob vseh teh možnostih? Enostavno! Bistvo reševanja problemov že dolgo ni več oblika, temveč je to proces razmišljanja, nenehnega učenja in postopka vodenja, da bi prišli do najboljših možnih rešitev. Vse bolj se uveljavlja digitalizacija, tudi na področju reševanja problemov, zato smo pripravili povzetek najbolj razširjenih tradicionalnih pristopov in metod za reševanje problemov, katere smo dopolnili z dvema digitalnima orodjema PERFORMANCE STORYBOARD® s katerima jih lahko nadomestite.

OPIS ORODIJ ZA REŠEVANJE PROBLEMOV

PDCA ali Demingov krog

PDCA / plan, do, check, act ali načrtujemo, izvedemo, preverimo, ukrepamo, je orodje strukturiranega vodenja v štirih korakih, ki ga v podjetjih uporabljamo za nadzor in stalno izboljševanje procesov in izdelkov. Rečemo mu tudi Demingov krog ali cikel, po imenu avtorja, ki ga je v 50-ih letih prejšnjega stoletja definiral kot nepogrešljivo orodje celovite kakovosti. Praktično vsi postopki strukturiranega reševanja problemov vsaj v osnovi temeljijo na tem ciklu.

 

 

PDCA ali Demingov krog

DMAIC (6SIGMA – 6σ)

DMAIC  / Define, Measure, Analyze, Improve, Control ali Določimo, Merimo, Analiziramo, Izboljšamo, Nadziramo, izhaja iz metode 6SIGMA, ki jo je razvil inženir Bill Smith, ko je delal pri Motoroli. Po DMAIC metodi se najpogosteje izvajajo projekti za izboljšanje procesa ali eliminiranja izgub.

DMAIC Določi, Meri, Analiziraj, Izboljšaj, Nadzoruj

Slika 2: DMAIC

8D

8D pomeni 8 disciplin ali korakov, osnovanih na PDCA ciklu, ki nas vodijo do rešitev glede kakovosti in tudi ostalih področij. Orodje so razvili pri Fordu in danes je to eno najbolj razširjenih orodij, ki se uporablja pretežno za reševanje problemov kakovosti - reklamacij.

8D - Problem Solving Template

Slika 3: 8D - Problem Solving Template

A3 in QC Story

Gre za zelo identični orodji za reševanje problemov in stalno izboljševanje. Avtorstvo A3 pripisujejo TOYOTI, za QC Story pa predvidevajo, da so ga zasnovali na japonskem, pri proizvajalcu traktorjev in delovnih strojev – Komatsu. QC Story je prišla v Slovenijo z Renaultom, medtem ko za A3 ni znanega prvega vira. Obe orodji se uporabljata pretežno za reševanje srednje kompleksnih internih problemov na vseh področjih: kakovost, varnost, produktivnost, stroški ...

Slika 4: QC story ali A3

Slika 4: QC story ali A3

ISHIKAWA ali ribja kost

Ishikawa diagram se lahko uporablja samostojno ali kot sestavni del bolj obširnih metod za reševanje problemov. Orodje uporabljamo za ugotavljanje potencialnih vzrokov glede na posledico. Vzroke običajno razvrstimo v glavne kategorije: človek, stroj, tehnologija, material, kar nam služi kot miselni vzorec za razvrstitev in identifikacijo vzrokov nastalega problema oz. posledice.

Slika 5: Ishikawa ali ribja kost

Slika 5: Ishikawa ali ribja kost

5 x ZAKAJ

Analiza 5 x ZAKAJ je nepogrešljiv element pri ugotavljanju in odpravljanju osnovnega vzroka problema. V praksi jo uporabljamo samostojno ali odvisno od kompleksnosti, v sklopu različnih oblik reševanja problemov, kot so: 8D poročilo, A3, QC Story, QRQC, pri projektih eliminiranja kroničnih izgub po načelu PDCA in tudi DMAIC.

Slika 6: 5 x zakaj

Slika 6: 5 x zakaj

QRQC

QRQC - Quick Response Quality Control ni orodje za reševanje problemov, temveč pristop ali vodenje pri reševanju problemov. Prvič so ga uporabili v podjetjih Nissan, Valeo in Renaultu, z namenom učinkovitega reševanja problemov.

 

 

Temelji na naslednjih načelih:

Slika 7: QRQC - QUICK RESPONSE QUALITY CONTROL
  • Hitra reakcija: reagira takoj, ko se pojavi problem;
  • Gen-jitsu: resnični podatki (ugotavljanje in preverjanje dejstev, realnih podatkov);
  • Gem-ba: dejansko mesto (ogled kraja dogodka ali reševanje na mestu dogodka, vključevanje zaposlenih, ki delajo v pomanjkljivem procesu);
  • Gen-Butsu: z dejanskimi deli (preučevanje dejanskega neskladnega izdelka, primerjava ustreznega dela z neustreznim, analiza materiala, ogled okvarjenega dela …)
  • Logično razmišljanje: uporabljati logiko (izbrati primerna orodja za reševanje težav ...). Mnenja so prepovedana.
  • Vodenje, Coaching: vodilni so vključeni v QRQC s postavljanjem vprašanj, nasveti in pohvalami ekip.

 

QRQC ne opredeljuje točnih korakov, temveč formulo postopanja in reševanja problemov na različnih nivojih, kot na primer:

 

  • Reševanje problemov znotraj osnovne delovne skupine (preverjanje standardov, enostavne analize 5 x zakaj …).
  • Reševanje problemov v okviru linije ali obrata (ukvarjanje z reklamacijami, neučinkovit ali nedosežen kazalnik uspešnosti. QRQC izvaja multidisciplinarna ekipa - proizvodnja, kakovost, inženiring, vzdrževanje, logistika …).
  • Reševanje problemov na nivoju tovarne (reševanje večjih ali pomembnejših problemov na podoben način, kot na nižjem nivoju, s to razliko, da se vključijo TOP vodilni – menedžment).

ACP – Analysis of Causes of Failure

ACP je univerzalno digitalno orodje za reševanje srednje zahtevnih in kompleksnih problemov (ang. problem solving ...), izvajanje projektov eliminiranja kroničnih izgub, obravnavanja primerov ob nedoseženih ključnih kazalnikih (ang. KPI – Key Performance Indicator) …

 

Z orodjem ACP lahko nadgradite ali nadomestite klasične analize ali metode, ki jih običajno dokumentirate v papirni obliki, kot na primer: QC story, A3, 8D poročilo, in ostala podobna orodja reševanja problemov, projekte eliminiranja kroničnih izgub po strukturi PDCA, DMAIC. Idealen pripomoček za uresničevanje QRQC pristopa glede reševanja srednje zahtevnih in kompleksnih problemov.

Slika 8: ACP - Analysis of causes of failure

Slika 8: ACP - Analysis of causes of failure

SAM – Small Activity Management

SAM je univerzalno digitalno orodje za strukturirano vodenje manjših aktivnosti in reševanje enostavnih problemov. Z orodjem SAM lahko vodite posamezne aktivnosti ali skupino aktivnosti, vezanih na posamezen primer (na primer za izvedbo SCRUM ali SPRINT dogodkov). To je lahko klasična delovna aktivnost, pomanjkljivost, nevarni dogodek (ang. near miss) ... Prednost orodja je, da lahko posamezen primer obdelamo na hiter način (iz primera v neposredno akcijo) ali na enostaven strukturiran način po principu PDCA.

 

Z orodjem lahko odlično nadomestite klasično spremljanje aktivnosti v tabelarični obliki (Excel …), označevanje pomanjkljivosti s kartončki (ang. tagging), obravnavanje potencialnih rizikov za napako ali nezgodo, ugotavljanje osnovnega vzroka z analizo 5 x zakaj. Idealen pripomoček za uresničevanje QRQC pristopa glede reševanja enostavnih in srednje zahtevnih problemov.

 

Slika 9: SAM - Small Activity Management

Slika 9: SAM - Small Activity Management

ODGOVORI NA POGOSTA VPRAŠANJA

Kaj je reševanje problema?

Reševanje problema je proces razčlenjevanja ali analize, da dosežemo rešitev. Rešujemo lahko matematične probleme, operativne ali sistemske probleme. Problem je lahko neko odstopanje od ciljev ali pričakovanj nekoga (kupca).

Zakaj rešujemo probleme?

Namen vseh metod in orodij za reševanje problemov je iskati boljše rešitve. Ne zgolj enkrat, dvakrat mesečno ali takrat, ko to zahteva kupec, temveč vsakodnevno in agilno, dokler to ne postane rutina. Nobeno izmed naštetih orodij ni čudežno in nič se ne zgodi samo od sebe. Sleherno reševanje problema je prizadevanje posameznika ali skupine, da se na učinkovit način najdejo čim boljše rešitve.

Slika 10: Večina orodij za reševanje problemov je v osnovi zelo podobnih

Kdo naj bi bili prvi reševalci problemov v podjetju?

Najprej je potrebno začeti na vrhu, da prve probleme rešujejo vodilni in menedžerji, vse dokler se ne vzpostavi sistem vsakodnevnega učenja in reševanja problemov na vseh nivojih. Običajen argument ali pogosto tudi izgovor »nimamo časa«, za pisanje ali reševanje problemov, vodi do kratkoročnih rešitev, ki nas na dolgi rok drago stanejo.

 

Kako pridobiti znanje za reševanje problemov?

Čeprav imamo probleme vsi, je to veščina, ki jo večina ne obvlada. Do podobnega spoznanja je prišel tudi Ken Watanabe iz Japonske kot elitni svetovalec pri McKinsey-u. Prišel je na idejo, da bi napisal knjigo, s katero bi se lahko japonski otroci naučili osnov pri reševanju problemov. Izdal jo je leta 2009 pod naslovom »Problem Solving 101: A simple book for smart people«.

Kljub temu, da je to v osnovi »knjiga za otroke«, je kmalu po izidu postala prava uspešnica. Niso je brali samo otroci, temveč so jo začeli prebirati odrasli bralci, od staršev in učiteljev, do direktorjev velikih korporacij, ki so hrepeneli za preprostim in uporabnim priročnikom za učenje tehnik reševanja problemov. Teoretična osnova in nova spoznanja glede reševanja problemov so vedno dobrodošla, kar je seveda potrebno utrjevati z redno prakso in izpopolnjevanjem.

 

Ali je pomembno, katero orodje za reševanje problemov uporabimo?

Pristop QRQC zelo jasno nakazuje, da pri reševanju problemov ne gre za orodja, ampak za procese.

 

Če je vaš cilj ustvariti organizacijo s čim večjim številom reševalcev problemov, potem ne govorite o orodjih, temveč o procesih razmišljanja, nenehnem učenju in postopkih vodenja (coachinga) za reševanje problemov.

 

Bolj kot oblika orodja je pomembno, da odgovorimo na naslednja vprašanja:

 

Ob začetku:

  • Za kakšen problem gre?
  • So standardi določeni, se upoštevajo?
  • Naj uporabimo preprost ali kompleksen način reševanja problema?

 

Ob nadaljevanju:

  • Kaj smo rešili doslej?
  • Ali smo bili uspešni?
  • Lahko to nadgradimo?
  • Ali bi bilo bolje pristopiti na drugačen način?

 

Ali je probleme res treba reševati lastnoročno?

Ko rešujemo probleme, slišimo zelo pogost odgovor: »Joj, ali je res treba pisati?«. Zgolj pogovarjanje o problemih in rešitvah nas vedno znova vodijo nazaj, kajti nismo prepričani, kaj smo že ugotovili, naredili in ali je vse skupaj smiselno in logično povezano … Zagotovo se vsi strinjamo, da lastnoročno zapisane ali natipkane informacije in skice zahtevajo trud. Toda, za lastnoročno delo je potrebna lastna pamet. Tako se učimo in iščemo boljše rešitve. Temu opravilu se še zlasti upirajo menedžerji, ki menijo, da nimajo časa za to in običajno to nalogo delegirajo ostalim. Reševanje problemov ni potrata časa, temveč način razmišljanja in vsakdanjega izboljševanja pri vseh in na vseh področjih.

 

Kako prepoznati dobro rešen problem?

Naj omenim dogodek iz pred let, ko so člani projektne skupine, ki je delala na učinkovitosti stroja, ponosno predstavili projekt optimizacije. Moj, neprimerni, komentar je bil: »To je pa slabo rešen primer«. Lahko si zamislite reakcijo. Noben primer reševanja problema ni idealen in vedno lahko najdemo priložnosti za izboljšanje. Soditi kakovost obravnave zgolj po trenutnih uspešnih rezultatih, ni objektivno. Seveda lahko vedno izrazimo svoje mnenje na primeren način, toda za dejansko oceno je potrebno imeti jasne kriterije, s katerimi lahko objektivno ocenimo kakovost ali robustnost reševanja problema. Preverjanje s kriteriji je še zlasti pomembno, ker se mnogi problemi rešujejo le zato, ker je treba nekaj narediti, ker je to nekdo zahteval (kupec ali nadrejeni), ker je tako določen sistem dela. Veliko število strukturirano rešenih problemov že zdaleč ne pomeni kakovosti, temveč to dosežemo s preverjanjem in ukrepi, skratka s PDCA ciklom.

 

DIGITALNO REŠEVANJE PROBLEMOV

ACP in SAM seveda nista edina digitalna orodja za reševanje problemov na svetu in zagotovo jih bo na razpolago v prihodnje še več. To pomeni nove izzive za podjetja, saj bo potrebno še več agilnosti glede organizacije dela in vodenja, ker se informacijske tehnologije zelo hitro razvijajo. Odločitev za rešitev je morda še bolj pomembna, kot odločitev za nakup avtomobila ali stroja. Potrebno je razmišljati o zmogljivostih, razvojnih možnostih, povezljivosti z ostalimi sistemi, podpori in vzdrževanju, kar nas lahko veliko stane. Dobro orodje in sistem za reševanje problemov je lahko še pomembnejši od zmogljivosti stroja ali linije, saj gre za pripomoček za generiranje izboljšav z višjo dodano vrednostjo. Najboljše so preproste in vsem uporabnikom prijazne rešitve, kajti med vsemi zaposlenimi ne želimo imeti zgolj enega ali nekaj reševalcev problemov, temveč naj bi to bili prav VSI. V vsakem primeru je vedno boljša odločitev za nepopolno digitalno orodje, kot vztrajati pri starih neučinkovitih pristopih pri reševanju problemov.

PREDNOSTI DIGITALNIH ORODIJ

Dostop do informacij v realnem času

Zapisi v obrazcih, na panojih, so običajno shranjeni na lokalnih računalniških diskih ali omrežnih pogonih, kjer nimajo dostopa vsi člani ekipe, ki problem rešujejo. Informacije so raztresene po različnih dokumentih, datotekah in mestih, kar otežuje dostop, razumevanje in reševanje primera. Rešitve v oblaku omogočajo dostop vsem, za to so potrebne le naprave, internet in avtorizacija za dostop.

Učinkovito obveščanje in informiranje

Lažje obveščanje članov ekipe o njihovih nalogah in informiranje vodilnih. Probleme lahko rešimo učinkovito le, če vsi člani ekipe vedo za svoje odgovornosti in pravočasno opravijo stvari. Ključno je, da so vodilni seznanjeni s procesom reševanja in se aktivno vključujejo vanj.

 

Nadzor nad procesom reševanja

V avtomobilu imamo armaturno ploščo, kjer vidimo množico podatkov. Opozorilne luči nas obveščajo, če se začnejo dogajati težave. Podobno je pri reševanje problemov. Smo v zamudi? Aktivnosti prinašajo rezultate? Je problem rešen kakovostno? Kje smo neučinkoviti? … Ročno beležene statistike se redko posodabljajo, medtem ko, avtomatizirana analitika omogoča še dodatno izboljšanje procesov reševanja problemov.

 

Več jasnosti

Če je vaš cilj ustvariti organizacijo, polno reševalcev problemov, je pomembna jasnost informacij in procesa reševanja problemov. Informacije na različnih mestih zagotovo ne nudijo toliko opore, kot jo omogoča digitalna tehnologija. Zabeleženi podatki omogočajo stalno oporo, učenje in izboljševanje aktualnih in preteklih problemov.

 

Racionalno

Varčujemo z materiali, saj ni potrebe po tiskanju dokumentov. Smo bolj učinkoviti, saj ni potrebe po prepisovanju, skeniranju, arhiviranju dokumentov. Vpisovanje podatkov je na enem mestu, prikaz je na različnih mestih in v različnih oblikah. Na srečanja skupin prihajamo bolje pripravljeni, saj si lahko ogledamo predhodne ali aktualne primere že prej.

ZAGOTAVLJANJE NAČEL GENJITSU, GEMBA in GENBUTSU

  • Genjitsu: resnični podatki - informacije, ki so zabeležene, lahko vedno preverimo;
  • Genba: dejansko mesto - ob ogledu kraja dogodka vzamemo orodje s seboj (potrebujemo le napravo in internetno povezavo). Vsi člani skupine vidijo iste informacije in lahko bolje sodelujejo pri reševanju;
  • Genbutsu: z dejanskimi deli - vse dejanske ugotovitve lahko enostavno in hitro dokumentiramo.
Slika 11: Največja prednost orodja SAM in ACP je možnost univerzalne rabe

Za več informacij v zvezi z usposabljanjem in digitalno tehnologijo na področju reševanja problemov ali pripravo ponudbe nas kontaktirajte na:

  • Tel.: 07 30 73 081, 08 20 52 854
  • E-mail: info@demetra-leanway.com
  • E-mail: psb@demetra-leanway.com
  • H: www.performance-storyboard.com