METODA 5S U TEORIJI I PRAKSI

Sigurno se svi možemo složiti da su u životu bitne i teorija i praksa. Uglavnom, stvari počinju kao ideja, koja se nadograđuje u praksi, ili se na temelju prakse poboljšava teorija. Nikad neću zaboraviti natpis koji je tokom mog srednjoškolskog obrazovanja visio na zidu radionice praktične nastave: "PRAKSA bez teorije je slepa, a TEORIJA bez prakse je mrtva!" Upravo iz tog razloga, u ovom blogu se oslanjam na teorijske temelje metode 5S, koje sam začinio praktičnom perspektivom i iskustvom.

5S je skraćenica za pet japanskih reči koje počinju na slovo S (Seiri – odvajanje, Seiton – uređivanje, Seiso – čišćenje, Seiketsu – standardizacija, Shitsuke – održavanje u praksi). Sastoji se od strukturirane metode koja ima svrhu kontinuiranog poboljšanja radnog prostora. Izvori navode da je metoda razvijena u Japanu, u Toyoti, sa ciljem razvoja kulture zaposlenih, kako bi se obezbedilo optimalno, uredno i čisto radno okruženje. Zanimljivo je da danas gotovo nema kompanije koja nije preuzela barem deo ove metodologije. Kod nas se često pogrešno shvata i definiše kao sistem uređenja i čišćenja, ali to je mnogo više od toga.

Princip 5S je filozofija organizovanja i upravljanja sa ciljem oslobađanja od "otpada" ili gubitaka koji proizlaze iz neurednog radnog okruženja. Osnovni cilj 5S metode je stvaranje višeg nivoa kulture i efikasnosti na radnom mestu. Metoda je jednostavna i izvodljiva, bilo u poslovnim ili proizvodnim procesima, kancelarijama, te je primenljiva na sve. Zbog savremenog tempa, princip 5S primenjuje se gotovo svuda, u javnim i privatnim okruženjima.

Pre nego što se posvetimo detaljima metode 5S, potrebno je napraviti kratak pregled dizajna sistema, kako bismo pravilno razumeli gde je, unutar proizvodnog sistema, mesto metode 5S.

Proizvodni sistem je skup metoda i alata, kao što su: TPM, 5S, Kaizen, Just in Time, standardizacija, Poka Yoke… Danas nije dovoljno ovladati samo jednim područjem, već je potrebno široko znanje i integracija svih tih različitih elemenata proizvodnog sistema kako bi se postigla izvrsnost u svakodnevnom radu.

U tom kontekstu, digitalna rešenja poput Performance Storyboard pružaju moćne alate za praćenje, analizu i optimizaciju različitih proizvodnih procesa, uključujući implementaciju 5S i drugih lean principa.

U osnovi, metoda 5S predstavlja proces stalnog poboljšanja, koji zahteva da budemo optimalno efikasni na radnom mestu. To znači da metoda 5S nikada ne prestaje. Možda završimo određenu fazu razvoja, ali metoda, kao takva, traje zauvek!

Verovatno ste imali priliku čuti ili videti kako preduzeća sa dugom tradicijom na ovom području govore o različitim ciklusima, fazama, nivoima zrelosti, novim ciljevima... sve to zbog kontinuiranog razvoja i napretka. Osnovni koraci ostaju isti, ali se menjaju pristupi i alati koji se primenjuju u ovoj provereno dobroj metodi. Sve je više naglaska na efikasnosti, jer uredno i čisto radno mesto na prvi pogled ne znači nužno da smo eliminisali sve gubitke koji ne donose dodatu vrednost. Metoda definiše šta i kako, dok sistem određuje zašto, ko, gde i kada.

5S je pet velikih slova japanskih riječi, koje znače:

Budući, da su japanski izrazi teško prevodljivi u jednu srpsku reč, to je lakše objasniti kratkim opisom.

Seiri – odvajati

Odvajati ono, što je korisno, od onoga što nije. To znači, da se ukloni ili očistiti (u smislu ukloniti taj dio, koji smeta) zadržane, beskorisne predmete ili informacije.

Zašto odvajamo?

Jer beskorisni predmeti / informacije ... zauzimaju prostor, koji bi se mogao korisno primeniti za druge aktivnosti. Obično suvišni predmeti značajno povećaju vreme pristupa do alata, računarskih mapa, itd.

Vrijeme je novac! Koliko novaca izgubimo u potrazi za različitim stvarima u ormaru?

Seiton – uređivati

Uređivati, po poznatoj poslovici, znači »odrediti mesto za svaku stvar i staviti svaku stvar na svoje mesto". Ova druga faza obuhvaća utvrđivanje, vizuelnu identifikaciju i čišćenje svega preostalog nakon prve faze eliminacije beskorisnog.

Zbog toga, da lakoćom nađemo predmet, kojeg trebamo. Predmete složimo ili uređujemo prema različitim kriterijima, posebno prema učestalosti upotrebe.

Zašto uređujemo?

Cilj uređenja je, da imamo potrebne stvari uredne, na vidljivom mestu i dostupne. Na ovaj način jasnije vidimo svaku povredu utvrđenim pravilima uređenja, lakše vidimo druge greške te smo efikasniji u korišćenju materijala i alata, kao i u upravljanju ili održavanju mašina.

Slučaj POKA YOKE i vizualnog upravljanja iz svakodnevne prakse

Kod poznatog trgovca svesni su značenja lean organizacije. POKA YOKE mehaničkom zaštitom  sprečili su zaključavanje kolica u duži red. Kolica različitih boja ne mogu se otključati međusobno. Vizuelnom oznakom (boja označena na desnoj strani kolica) su omogućili, da možemo već izdaleka videti, u koji red ćemo staviti kolica (izbegnemo nepotrebno pokušavanje, gde kolica stanu). Kod nekih drugih trgovaca, koji nemaju sustav Poka Yoke i vizuelnu identifikaciju, možete primetiti, kako se na nekim mestima kolica gomilaju, odnosno su posvuda okolo.

Seiso – čistiti

Treća faza često predstavlja najveći problem u primeni načela 5S. Zapažena je suzdržanost kod ljudi,  kad dolazi faza čišćenja. Neki kažu, da nisu tamo za čišćenje, nego uče ili izrađuju zahtevane proizvode. Zaposleni bi trebali razumeti, da čišćenje odražava stvarnu spremnost, da smo odgovorni za sve predmete koje koristimo kao i spremnost, da ih održavamo u besprekornom stanju.

Zašto čistimo?

Procedura 5S je primljena, kada zaposlenici razumeju važnost metode i njegovu dodanu vrednost u postizanju izvrsnosti svaki dan. To posebno važi za fazu čišćenja, na koju se često gleda kao na neudobno. Kako bi se čišćenje prihvatilo, treba razmotriti vidikom kontinuiranog napretka i kao priliku da se otkriju i otklone uzroci problema jedan po jedan.

Bitno je, da kroz akt čišćenja:

• napravimo naše radno okruženje ugodnijim (nema kvalitete rada u lošem, prljavom ili neprilagođenom okolišu);
• izbegnemo rizik kvara (otkrivamo simptome pre kvara) ili omogućavamo njihovo brže otklanjanje;
• izbegnemo opasnost od nesreće na radu;
• izbegnemo pogoršanju stanja korišćenog materijala;
• lakše pregledamo stanje sredstava za proizvodnju i otkrijemo slabosti.

Čistoća je važna svuda! Ne vjerujete? Čak i ako je hrana ukusna, ali se priprema u restoranu, koji je prikazan na desnoj strani, ne nadahnjuje poseban apetit.

Seiketsu – standardizacija

Standardizacija ili usklađivanje je potrebno (ali nedovoljno) za savladati prirodnu težnju prema nemarnosti i vračanju starim (pogotovo lošim) navikama nakon postizanja referentnog stanja.

Standardizacija znači formalizirati referentna stanja i odrediti aktivnosti, koje je potrebno redovito izvoditi, neke i svakodnevno, da bi sačuvali dostignuti nivo kod sprovedena prva tri S.

Zašto standardiziramo?

Standardizujemo zato, da bi sačuvali dostignute rezultate nakon prva 3S (odvajanje - uređivanje – čišćenje) i usvojili dobre postupke sprovođenja, koje su oblikovali učesnici radilišta.

Ciljevi standardizacije su takođe:

• obučiti svakoga za otkrivanje nedostataka;
• stvoriti osnovu za obuku za svakodnevne aktivnosti;
• odrediti željenu, jasno izraženu situaciju (referentno stanje);
• stvoriti osnovu za poboljšanje.

Prikaz standardnog uređenja kolica za održavanje / Standardizacija je jedno najsnažnijih alata suvremene organizacijske prakse

Shitsuke – izvođenje u praksi … in upravljanje 5S metodom

Doslovni prevodi  Shitsuke su » doslednost « ili »uzgoj. Tradicionalno istočno šegrtovanje bazira na odnosu majstor / šegrt, u kojem šegrt počne tako, da imitira učitelja i ponavlja tako dugo,  dok ne pomisli na poboljšanje metode ili tehnike.

Bit pete faze 5S traži:

• pridržavanje uvedenih standarda 5S svakodnevnim i strogom provedbom unapred definisanih pravila, te redovitim proveravanjem njihove pravilne primene;
• stalno poboljšavanje tih postupka izvođenja.

Zašto upotrebljavati i upravljati 5S?

To je osnovna faza metode 5S, koja, kao kod svakog postupka stalnog poboljšanja, kroz kontrolu pruža poštovanje standarda i unošenja potencijalnih poboljšanja u standardima delovanja. Izgleda banalno, ali to je temeljna tačka tokom 5S procesa.

Uspeh, da metoda 5S stvarno živi u praksi je u najvećoj meri zavisan od upravljanja.

Rezultati ili efekti metode 5S

Strukturiranim radom na 5S dolaze i rezultati. Među najuočljivije učinke smatramo:

• Poboljšanje svih performansi: bezbednost, produktivnost, kvalitet, rokovi …
• Veća bezbednost: smanjivanje broja izvješća o incidentima.
• Manje zastoja i tehničkih kvarova.
• Bolja organizacija, velika ušteda vremena.
• Bolja savest i zadovoljstvo zaposlenih …

Optimizujte 5S audite uz automatizovane alate

Iako primena 5S metodologije pomaže u održavanju reda, čistoće i efikasnosti u radnom okruženju, redovni auditi su ključni kako bi se osiguralo da se ovi standardi održavaju kroz vreme. Kako biste pojednostavili ovaj proces, preporučujemo korišćenje modernih alata za audite poput Performance Storyboard.

Naša platforma nudi sveobuhvatno rešenje za praćenje, izveštavanje i unapređenje usklađenosti sa 5S principima u različitim sektorima. Možete obaviti detaljne audite, pratiti ključne performanse i lako identifikovati oblasti koje zahtevaju kontinuirano poboljšanje, sve kroz jednostavan i intuitivan interfejs.

Korišćenje alata kao što je ovaj ne samo da obezbeđuje doslednost u sprovođenju 5S metodologije, već vam omogućava da brže uočite neefikasnosti i optimizujete radne procese bez dodatnog ručnog praćenja.

Problemi, s kojima se suočavamo u realnim radnim situacijama

U praksi dolazi do mnogih prepreka, da nismo dovoljno efikasni. Potrebno je dostići odgovarajući nivo savesti zaposlenih. Pobrinuti se za motivaciju, ciljeve i uključenost svih zaposlenika. Zapravo nema toliko poteškoća sticanjem osnovnog znanja, zapinje kod nadogradnje metode 5S, kada želimo poboljšati efikasnost i uvesti 5S metodu u svakodnevni život. Ovde u obzir dolaze iskustva i izvornost, koje ćemo podeliti s vama na praktičnoj radionici.