5 FAZ VODENJA PROJEKTA

Zagotovo poznate slavni izrek Benjamina Franklina: »če niste uspeli načrtovati, potem načrtujete neuspeh«.

Načrtovanje je predpogoj za uspešno opravljanje dela in tudi projektov. V praksi se običajno premalo posvečamo fazi planiranja, kar običajno vodi do slabih odločitev, neučinkovitega dela, preobremenitev in ostalih, s pomanjkljivim planiranjem in izvedbo, povezanih težav.

Dokler imamo veliko rezerv v času, razpoložljivih virih, manj zahtevnih kupcih …, težav s planiranjem in izvedbo, pogosto niti ne zaznamo. Običajno zelo kmalu pride do zaostritve razmer, kar pa pomeni, da je čas, da pristopimo k strukturiranemu izvajanju projektov.

Govorimo o investicijskih projektih, ki zajemajo uvajanje opreme ipd., razvoju novega izdelka ali storitve, o organizacijskih projektih, o projektih uresničevanja strategije …

Večino projektov lahko razdelimo na 5 faz izvajanja:

1. Začetek, opredelitev projekta,

2. Načrtovanje,

3. Izvedba,

4. Nadzor,

5. Zaključek.

1. FAZA / začetek, opredelitev projekta

V tej fazi projektni team oceni idejo na osnovi različnih kriterijev:

• • • Ali je ta ideja v skladu z dejavnostjo in cilji podjetja?

    • Ali imamo vsa razpoložljiva sredstva za izvedbo?

    • Ali nam to predstavlja korist, dodano vrednost za podjetje?

Če je odgovor na vsa ta tri vprašanja pritrdilen, lahko začnete definirati obseg in pričakovane rezultate projekta, obdelate specifikacije, ki so osnova za definiranje projekta. V primeru, da vaš projekt zahteva študijo izvedljivosti, je zdaj pravi čas, da to storite.

Končni rezultat te faze so specifikacije in projektni načrt, ki ga morajo odobriti vse vpletene strani. S tem pravim ravnanjem preprečite kasnejše nesporazume in lažna pričakovanja.

2. FAZA / načrtovanje

V tej ključni fazi se opredeli obseg in pričakovani ključni rezultati. Opredelijo se vloge in odgovornosti po temah, čemur sledi postavljanje konkretnih ciljev, ocenjevanje stroškov in priprava časovnega poteka projekta.

Načrtovanje obsega virov, pa tudi opredelitev elementov kakovosti izvedbe, obvladovanje tveganj in nepričakovanih okoliščin. V tej fazi se izdela komunikacijski načrt, ki določa sodelovanje med člani projektne skupine in z ostalimi zunanjimi deležniki. V idealnem primeru časovnica vsebuje definicijo, naloge, kaj se mora zgoditi in kdaj. V tej fazi se poleg predvidenega začetnega in končnega datuma posamezne faze, določijo mejniki projekta, ki označujejo prehode med različnimi fazami ali etapami projekta. Mejniki so neke vrste točke nadzora za prehod v naslednjo fazo ali etapo projekta.

3. FAZA / izvedba

V tej fazi projekta se začnejo dogajati konkretne stvari v fizični obliki. Projektni team spremlja, vodi in tudi izvaja zadane aktivnosti, vsi vpleteni so obveščeni o statusu svojih nalog in pomembnih podrobnostih projekta. Ta faza zahteva kakovostno izvedbo, za katero nosi glavno odgovornost vodja ali odgovorni za projekt. Vodja projekta nosi odgovornost za pridobivanje in dodelitev potrebnih sredstev in virov. Njegova vloga je nenehno usmerjanje projektnega teama, da izvajajo svoje naloge pravočasno in kakovostno.  Že v tej fazi se pokažejo mnoge napake, ki so bile povzročene v fazi definiranja in planiranja.

4. FAZA / nadzor

Spremljanje in nadzor projekta se pogosto prekriva s fazo izvajanja. Če ne poskrbimo za vmesne nadzore se lahko hitro zgodi, da smo na koncu presenečeni, kaj vse je še za storiti ali kaj vse je šlo narobe. Zato je pomembno, da vodja projekta in odgovorni po fazah projekta, med potekom redno in pozorno spremljajo stanje, rezultate in o tem komunicirajo na rednih sestankih teama. Edino tako lahko zagotovimo, da ostanemo na pravi poti.

5. FAZA / zaključek

Projekt je zaključen, ko so končni rezultati uradno potrjeni in so obveščene vse vpletene strani. Toda pozor! Preden  se to zgodi, je pametno sesti z ekipo in oceniti projekt: kaj je šlo dobro in kaj bi lahko šlo bolje. Prav je, da kriteriji za ocenjevanje uspešnosti projekta niso dvoumni, da to ravno tako naredimo formalno, v obliki audita ipd. S tem postopkom se lahko veliko naučimo, si prihranimo mnoge podobne napake v prihodnje, izboljšamo procese in delamo učinkoviteje.

Morda se tudi vi srečujete z mnogimi izzivi pri uresničevanju poljubnega projekta, kot na primer:

1. • doseganje rokov in projektnih ciljev vam predstavlja resne probleme;

   • težko zagotavljate nadzor glede kakovosti izvedbe zastavljenih nalog;

   • se pogosto srečujete s komunikacijskimi in organizacijskimi preprekami;

   • ste se naveličali neučinkovitega planiranja projektov v obliki Excelovih tabel, razpošiljanja nalog po e-pošti in podobno …

Želite ugotoviti kako izboljšati nadzor nad svojimi projekti v realnem času z uporabo programske rešitve  EPP - Enterprise Project Planner?

Z veseljem vam bomo rešitev predstavili osebno in vam omogočili brezplačno enomesečno testiranje.

Kontaktirajte nas na: psb@performance-storyboard.com