PDCA V PRAKSI

To težavo običajno rešujemo s strukturirano opredeljenimi načini ali metodami dela. Zagotovo jih uporabljate ali ste vsaj opazili določene obrazce, postopke dela, prikaze na panojih, vizualne indikatorje, ki vsebujejo PDCA cikel.

Univerzalnost cikla PDCA seveda ne pomeni tudi univerzalnega pomena posameznih faz, ki so odvisne predvsem od namena in okoliščin rabe.

Oglejmo si nekaj primerov iz prakse:

Vodenje posamične aktivnosti po PDCA ciklu

Med vsakdanjem delom določimo in izvedemo množico posamičnih aktivnosti. Postopek je sledeč, ugotovimo potrebo, določimo aktivnost, odgovorno osebo in rok izvedbe. Mnogo teh aktivnosti je ne formaliziranih (nezapisanih), kar je dodaten rizik, da primer ne bo obdelan na strukturiran način. Toda, resnici na ljubo tudi zabeleženi primeri ne garantirajo strukturiranega načina dela. PDCA načelo, ki ga uveljavljamo za vodenje posamičnih aktivnosti, naj bi sledilo tej logiki:

• Načrtujemo: ugotovimo potrebo, določimo aktivnost, opredelimo odgovorne osebe in roke,
• Izvedemo: izvedemo aktivnost v predvidenem roku in v skladu s pričakovanji,
• Preverimo: ugotovimo, ali je izvedba v skladu s pričakovanji ali zahtevami,
• Ukrepamo: potrdimo izvedbo, po potrebi izvedemo nadaljnje ukrepe.

Reševanje problemov po PDCA ciklu

Na področju reševanja problemov poznamo bogat nabor orodij in metod, ki temeljijo na tej strukturi. Med najbolj razširjenimi so: 5 x zakaj, QC Story, A3, 8D poročilo, projekti eliminiranja kroničnih izgub in projekti optimizacije ali varčevanja po strukturi PDCA.

Tudi pri postopku DMAIC, ki ga določa metoda 6 SIGMA, lahko ugotovimo neposredne podobnosti s ciklom PDCA.

Namen vseh teh korakov ali načinov obravnavanja problemov je, da ne bi zgolj gasili težav in »skakali« v prve rešitve, temveč bi se na strukturiran način dokopali do najboljših rešitev.

Reševanje problemov lahko skozi prizmo PDCA opredelimo v sledečih korakih:

• Načrtujmo: Prepoznamo in določimo problem. Razjasnimo, kateri so argumenti, da smo se odločili za obravnavanje problema.
• Izvedemo: Razčlenimo in analiziramo problem, poiščemo, ali preizkusimo potencialne rešitve, ki jih izvedemo.
• Preverimo / Ugotovimo rezultat, oziroma izmerimo učinke.
• Ukrepamo: V primeru, da so rešitve prinesle uspešne rezultate, lahko določimo standarde, kapitaliziramo izkušnje, priznamo uspeh osebi ali ekipi, ki se je izkazala pri reševanju problema. V primeru nedoseženih rezultatov sprejmemo odločitve o nadaljnjih ukrepih. To je lahko zaključen primer ali iskanje boljših rešitev, ravno tako po ciklu PDCA.

Standardizacija in PDCA

Standardizacija je eno temeljnih orodij stalnega izboljševanja. Standardiziramo metode, orodja, procese, delovne operacije itd. V procesu SDCA, nadomestimo fazo P s fazo S, ki pomeni standardiziramo.

Standard pomeni najboljši možni način ali oblika dela. Standard uveljavimo v prakso, da izvedemo organizacijske ukrepe in usposabljanja, ki so potrebna za izvedbo v skladu s standardom. Izvedbo, če delo poteka v skladu z določenim standardom, preverjamo v obliki različnih nadzorov, na primer z opazovanjem delovnega mesta, z internimi auditi …

Temu sledijo ukrepi, ki so lahko:

• korekcija, če izvedba odstopa od standarda,
• zapis novega standarda, v primeru ugotovljenega boljšega načina dela.

Shematsko standard pogosto prikazujemo v obliki zagozde, ki nam preprečuje nihanja v načinu ali času izvedbe dela. Vsa nihanja ali variacije pomenijo potrato, ki jo pogosto poimenujemo z japonskim izrazom MURA. Sicer nam postopki standardizacije omogočajo odkrivanje še mnogih ostalih vrst potrat, kot so odvečni gibi, prevelike zaloge …

Vsakdanje vodenje

PDCA je štiri četrtinski takt, ki bi ga moral imeti vsak vodja praktično v krvi. Cikel PDCA je potrebno upoštevati na vseh nivojih vodenja, od postavljanja in razširjanja strategije do vsakdanjega operativnega vodenja. Uporabimo ga lahko v vseh procesih vodenja - za vsakdanje vodenje, vodenje projektov uvajanja nove opreme, v procesih stalnega izboljševanja …

Boljše upoštevanje cikla PDCA v praksi dosežemo z izobraževanji ali urjenji zaposlenih, s strukturiranimi metodami in orodji, ki ga vsebujejo. Pomembno izboljšanje glede uporabe cikla PDCA lahko dosežemo tudi s pomočjo digitalnih tehnologij, ki to logiko upoštevajo že v svoji zasnovi, kot na primer orodja PERFORMANCE STORYBOARD®.

Kako vrteti cikel PDCA pri vsakdanjem vodenju?

Plan - načrtujemo

Načrt določa, kaj bomo naredili v prihodnosti, kako bomo to storili in kdaj bomo dosegli cilje. Ko postavljamo cilje, je treba upoštevati naslednje točke:

1. Vodilni (menedžment, vodje, nadzorniki) morajo razumeti in biti dosledni tako pri postavljanju ciljev podjetja kot ciljih obrata, oddelka.
2. Vse teme, kot so spretnosti, obseg zalog, uspešnost dela … morajo biti prikazani številčno (numerično).
3. Določen mora biti rok za dosego cilja.
4. Cilj mora biti dosegljiv, hkrati pa mora predstavljati izziv.
5. Obravnavane teme, skrbi in težave morajo biti podane od strani vseh udeležencev, da se zagotovita pregledno sodelovanje in delitev odgovornosti.
6. Vsi člani skupine morajo svoje cilje uskladiti in poenotiti.

Ko postavljamo cilje, je potrebno določiti tudi načine, kako jih bomo dosegli. V nasprotnem primeru je težko pričakovati uspešne rezultate. Pri določanju načinov in metod (izbiramo med strukturiranimi metodami stalnega izboljševanja), da bi dosegli cilje, moramo upoštevati naslednje točke:

1. Izdelamo sistem za merjenje napredka (določimo prožilce za reagiranje).
2. Jasno navedemo ukrepe, ko se pojavi problem – ugotovimo odstopanje.
3. Pregledamo vse prejšnje primere postopanja.

Do – izvedemo

Če je potrebno, usposobimo osebje, da razumejo ukrepe in načine postopanja, da bi dosegli cilje. Usposabljanje jim omogoča, da izboljšajo svoje trenutne sposobnosti, izboljšajo kakovost dela in so bolj učinkoviti pri tem.

Vse člane skupine je treba obravnavati enako in jih vključevati, ne zgolj v eni, temveč v vseh fazah cikla PDCA.

Check – preverimo

Delovnega cikla ne smemo vrteti zgolj z ukazi, poučevanjem in izobraževanjem. Potrebno je redno preverjanje, ali delo poteka v skladu s ciljem.

Obstajata dva načina preverjanja:

• preverjanje ali delo poteka v skladu s standardi / preverjanje dejavnikov;
• preverjanje ali delo poteka po začrtanem načrtu / preverjanje s kriteriji.

Preverjanje dejavnikov:

Preverjanje dejavnikov pomeni, da smo pozorni na dejavnike 4M (man - človek, material - material, machine - stroj, method - metoda), če so skladni z delovnimi normami in standardi. Pri tem je pomembno upoštevati princip GEMBA, da se o dejavnikih prepričamo na realnem mestu, s čim več pridobljenimi dejstvi.

Preverjanje s kriteriji:

Delovne cikle in rezultate (na področju obvladovanja kakovosti, produktivnosti, stroškov, rokov …) preverjamo s kriteriji, da dejavnike primera opredelimo čim bolj natančno. Preverjanje s kriteriji je pomembnejše od preverjanja rezultatov. S kriteriji ne preverimo zgolj rezultatov, temveč tudi načine, kako smo prišli do rezultatov in ali smo bili pri tem učinkoviti. Pri preverjanju s kriteriji je potrebno ugotovitve ali ozadje podatkov pojasniti in podkrepiti z dejstvi.

Action – ukrepamo

Ko dosežemo cilj, je treba določiti nov, višji cilj. Ta bi moral odražati ali vključevati vse nove metode in nova spoznanja, ki so na voljo za izboljšanje standarda. V primeru, ko rezultati niso v skladu s postavljenimi cilji, moramo najti in razjasniti osnovni vzrok problema in uvesti protiukrepe. Hkrati moramo pregledati proces ali je reševanje problema potekalo po ciklu PDCA.

Upoštevanje cikla PDCA v praksi

Pri manj zahtevnih nalogah ali enostavnejših procesih, kot je na primer zamenjava pregorele žarnice, čiščenje nečesa, popravek postopka itd., verjetno ni tako pomembno, če nekoliko zanemarimo cikel PDCA, toda velikokrat »malo«, je lahko tudi »veliko«. PDCA je univerzalen cikel, za katerega je dobro, da postane naša redna rutina, če želimo vzdrževati procese na določenem nivoju in še zlasti, če jih želimo izboljševati.