Audit je priložnost za nenehno izboljševanje

NIVOJSKI ali PROCESNI AUDITI

KAKO LAHKO DVAJSET MINUT ORGANIZIRANEGA AUDITA NA DAN, PREPREČI VSAKDANJE TEŽAVE V PROIZVODNJI!

Naš vsakdanji urnik je običajno prepleten tudi z reševanjem različnih težav in problemov. To mnogi počnejo že tako rutinirano, da bi bilo skoraj nenormalno, če ne bi občutili tega vsakodnevnega »adrenalina«.

 

Vsi vemo, da pretežen del težav lahko preprečimo z proaktivnim ali preventivnim delovanjem. Namesto, da se odzivamo, ko problem že postane večji  (gasimo), skušamo probleme prehiteti.

 

Rešitev so lahko večplastni procesni auditi ali na kratko nivojski auditi.

Nivojski auditi so sredstvo zagotavljanja kakovosti in tudi način bolj učinkovitega dela. Namesto tradicionalne metode kontrole kakovosti izdelka (kaj je bilo proizvedeno in ali je izdelek ustrezne kakovosti), se nivojski audit fokusira na kakovost procesov (kako proizvajamo in ali je način izvedbe procesov optimalen).

 

Posebnost nivojskih auditov je, da jih izvajajo sistematično in strukturirano različni hierarhični nivoji v podjetju (slika spodaj).

Na prvem nivoju je to običajno vodja delovne skupine (izmenovodja), ki opravlja nivojski audit z dnevno frekvenco. Namesto vsakodnevnega obhoda po svojem oddelku na pamet, uporabi programsko rešitev DAM – Daily Audit Mangement, s katero izvede usmerjeno kontrolo posameznega delovnega mesta.

Digitalno izvajanje auditov

Digitalno izvajanje auditov

Prednost digitalnega orodja je v tem, da lahko proces izvajanja audita izvajamo bistveno bolj učinkovito, kot na papirju. Z dobro oblikovanim vprašalnikom in procesom izvajanja audita, vključno z dodelitvijo korektivnih aktivnosti in obveščanjem nosilcev aktivnosti, porabimo za to aktivnost manj kot 20 minut vsakodnevnega časa.

 

S takim rutiniranim postopanjem si lahko prihranimo veliko časa in problemov. Namesto brezglavega ali preveč ohlapnega nadzora, sistematično vsakodnevno odkrivamo priložnosti, da preprečimo težave ali izboljšamo vsakdanje delo.

 

Drugi nivo nivojski auditov običajno izvaja vodja obrata, proizvodnega procesa …, nadrejeni prvemu nivoju. Frekvenca izvajanja auditov v tem primeru je običajno tedenska. Na tak način zagotovimo kakovost izvajanj procesa prvega nivoja auditov in iščemo priložnosti za izboljšanje delovanje vodij, ki delujejo na prvi organizacijski ravni.

 

Nivojski auditi zaključijo svoj celoviti proces z najvišjim nivojem vodenja. Ali je to tretji ali celo četrti nivo, je odvisno od hierarhične strukture posameznega podjetja. Namen izvajanja auditov s strani vodilne strukture ni toliko v nadzoru, temveč bolj v grajenju zaupanja in pomoč nižjim organizacijskim nivojem.

 

Pri klasičnem izvajanju nivojskih auditov smo ugotovili mnoge izzive, še zlasti pri planiranju, obveščanju in spremljanju ukrepov, ki izhajajo iz teh procesov. To je bil motiv, da smo razvili digitalno orodje DAM- Daily Audi Management, ki se lahko uporabi za izvajanja nivojskih auditov in tudi v ostale namene, kot so klasični auditi, interne presoje, »radarji«, gemba walk, ocene tveganja ….

 

Orodje DAM omogoča uporabniku pomoč pri vodenju postopka nivojskega audita in še zlasti olajša izvajanje vseh naštetih operacij, ki so se pokazale kot težavne pri konvencionalni izvedbi tega procesa. Aplikacija DAM omogoča statistično obdelavo in uporabo informacij iz preteklih nivojskih auditov, ki so nam v pomoč pri iskanju boljših rešitev. Velik del komunikacije in informiranja pri konvencionalni izvedbi nivojskega audita je slonelo na papirnih obrazcih in klasični elektronski pošti, kar je povzročalo velike izgube v času in ostalih stroških. Z digitalno rešitvijo prihranimo pri okvirno 100 x uporabi mesečno, cca. 70.000 EUR, zgolj iz naslova privarčevanega časa.

 

Ponudimo vam lahko enomesečno brezplačno testiranje orodja. Za dodelitev testnega okolja nas prosimo kontaktirajte na telefon 07 30 73 081.