Kako izboljšati učinkovitost ukrepov?

UKREPI BREZ NADZORA ŽAL NE DELUJEJO

UKREPI BREZ NADZORA ŽAL NE DELUJEJO

Korona virus nam povzroča težave v vsakdanjem življenju in tudi v poslovnem svetu. Mnoge vitalne aktivnosti v podjetju so okrnjene ali celo zamrznjene, kar povzroča kratkoročno ali lahko tudi dolgoročno nazadovanje. Ogroženi niso le posamezni podjetniki in podjetja, temveč cela družba!

 

Slovenci žal nimamo kulture, kot na primer Japonci, ki so navajeni že leta, da nosijo zaščitne maske z namenom, da bi zaščitili ostale. So mirni, dosledni, organizirani, ob tem, da imajo odprte številne trgovine, restavracije in telovadnice oz. fitnes objekte, imajo v tem obdobju pri 126,5 milijonih prebivalcev, v povprečju manj kot 500 obolelih na dan, medtem, ko pri nas beležimo že preko 2000 dnevno obolelih!

 

Razumljivo je, da se spremembe ne zgodijo čez noč in da zaradi hitrega širjenja virusa, nimamo dovolj časa, da bi lahko uspešno spremenili naše splošno vedenje. Najlažje lahko uspemo, če vse planirane in izvajane preventivne ukrepe, nadgradimo z nadzorom. Ne govorimo o »policijskem nadzoru«, temveč o nadzoru v obliki poljubnih auditov, ki se izvajajo vsakodnevno. Na primer, to lahko stori vsak delovodja, da namesto vsakodnevnega 15 minutnega obhoda na pamet, izvede fokusiran in učinkovit nadzor delovnega mesta v obliki audita.

 

To je rešitev, ki jo lahko implementiramo hitro, brez slabe volje in velikih finančnih vlaganj!

 

Primer iz prakse

V Sloveniji imamo več uspešnih podjetij, ki uporabljajo digitalno rešitev DAM – Daily Audit Management, ki nam omogoča različne oblike nadzorov, kot so:

 

  • sistematični interni auditi
  • nivojski ali večplastni procesni auditi (Layered Process Audits),
  • GEMBA WALK,
  • poljubni auditi na področju varnosti in okolja,
  • linijski nadzori ipd ...

 

Z namenom boljšega obvladovanja korona virusa, je večino uporabnikov rešitev DAM, obstoječe procese nadzora, nadgradilo z elementi, s katerimi nadzirajo, npr. upoštevanje vedenja in ukrepov s strani zaposlenih, izvedbo tehničnih ukrepov (namestitev zaščit oz. barier), učinkovitost komuniciranja – npr. ali so informacije in vse elementi, ki sporočajo o distanci, vedenju, dovolj vizualno prikazani ...

 

V praksi je lahko izziv že »taka malenkost«, da si ljudje ne razkužujejo rok, ker je zmanjkalo razkužila v posodah ali naprava za doziranje ne deluje, pa nihče zato ne odreagira.

 

Audit je odlično sredstvo za vsakdanje preprečevanje težav, iskanje priložnosti za izboljšanje in tudi priložnost za izobraževanje, spodbujanje ...

V podjetjih, kjer se auditi izvajajo redko ali na tradicionalen način, tako izpuščajo mnogo vsakdanjih priložnosti za izboljšanje, ki jih omogoča to orodje in digitalna tehnologija.

 

Digitalna rešitev za obvladovanje auditov (DAM – Daily Audit Management) v kateri je zajet celoten proces nadzora, od planiranja, izvedbe, vse do vodenja aktivnosti in analitike, nam lahko prihrani mnogo časa in težav, ne zgolj aktualnih, povezanih s COVIDOM. Temveč na vseh ključnih področjih uspešnosti, kot so: varnost, kakovost, produktivnost …

 

DAM smo razvili v podjetju DEMETRA Lean Way in ga skupaj z naročniki nenehno razvijamo in izpopolnjujemo. Orodje torej ni uporabno zgolj ali »samo« glede nadzora o spoštovanju in izvajanju ukrepov v vezi Covid-19,  uporabi se lahko za različne oblike nadzora, kot so:

 

  • ISO presoje
  • 5S auditi
  • Potrjevanje korakov ali etap v strukturiranih postopkih napredovanja ali stalnega izboljševanja,
  • VDA,
  • HACCP,
  • Nivojski procesni auditi (Layered Process Audits),
  • SQP,
  • Gemba Walk,
  • Različne oblike nadzora procesov, z namenom preprečevanja izgub in napak, tako v smislu varnosti, produktivnosti, kakovosti itd.

 

Digitalizacija nam omogoča, da nadzore izvajamo bistveno bolj učinkovito, kot če to delamo na pamet ali na papir. Tukaj je nekaj argumentov za digitalizacijo nadzorov:

  • Vse na enem mestu – Papir, Exceli, Word poročila, planiranje v Outlook-u … vsemu temu se elegantno izognemo, saj je to pokrito z digitalnim orodjem DAM.
  • Enkratni vnos - Vsak podatek vpišemo zgolj enkrat, izognemo se prepisovanju, iskanju …
  • Planiranje auditov – V orodju splaniramo in vodimo, kdaj je planiran kateri audit, ter kdo je zadolžen za izvedbo.
  • Izvedba audita – Z uporabo tablice audit tudi izvedemo. Sproti imamo možnost beleženja ugotovitev, zajema slik in že na licu mesta lahko načrtujemo korektivne ukrepe oz. aktivnosti za izboljšanje obstoječega stanja.
  • Sledenje aktivnostim – Vse aktivnosti so v sistemu na 1 mestu (digitalni akcijski načrt), sistem nas samodejno opozarja, ko se bliža rok, komunikacija z nosilci aktivnosti je enostavna.

 

Analitika in reporting – Možnost spremljanja KPI-jev na osnovi doseženih rezultatov, enostavno generiranje standardnih poročil audita.

Orodjem DAM je ena vodilnih rešitev za izvajanje auditov, »GEMBA walka« in podobnih procesov nadzora. Omogoča enostavno in bolj organizirano izvajanje nadzorov, zato naj bo aktualna situacija z virusom Covid-19, le dodatna spodbuda, da končno implementirate ali nadgradite svoje postopke nazora v podjetju.

 

Postopek implementacije orodja DAM – Daily Audit Management v prakso je zelo preprost, obenem gre za cenovno ugodno in še zlasti učinkovito rešitev v boju proti vsakdanjim izzivom v praksi.