Vodenje aktivnosti v storitveni dejavnosti

Vodenje aktivnosti – Kako ‘task management’ vpliva na dodano vrednost?

VODENJE AKTIVNOSTI – Kako 'task management' vpliva na dodano vrednost?

Vodenje aktivnosti (ang. task management) je proces upravljanja naloge skozi njen življenjski cikel. Vključuje: načrtovanje, izvajanje, preverjanje ali sledenje in poročanje. Vodenje aktivnosti omogoča posamezniku ali skupini uspešno (organizirano) doseganje zastavljenih ciljev.

 

Pri vodenju aktivnosti lahko nastopamo v različnih vlogah – lahko smo nekdo, ki delegira določeno nalogo, lahko smo nosilec aktivnosti, mogoče je naša vloga zgolj verifikacija kakovosti opravljene aktivnosti … Skratka vsi zaposleni (od vodstva do operative) smo na nek način vsakodnevno vpeti v vodenje aktivnosti, zato je zelo pomembno, da to počnemo organizirano.

 

Vodenje aktivnosti je tako naravno postopanje, da se marsikdo ne zaveda priložnosti za izboljšanje učinkovitosti tega procesa. Vzemimo primer, kaj se zgodi, ko vprašamo naključnega zaposlenega: »Katere konkretne naloge imaš v tem dnevu / tednu / mesecu?«

 

  • Nekdo bo začel odpirati svoj zvezek ali iskati zabeležke po post-it listkih.
  • Drugi bo odprl Outlook in šel skozi e-maile.
  • Spet tretji bo odprl Excel ali podobno tabelo, preko katere se vodijo aktivnosti.
  • Vizualno vodenje aktivnosti v obliki prikaza na tabli oz. panoju, je lahko zelo učinkovito, ampak ta rešitev ima spet svoje omejitve.

 

Če imamo izziv že pri odgovarjanju na tako preprosto vprašanje, kako potem najti hitre odgovore na ostala vprašanja, kot so:

  • V kateri fazi procesa upravljanja se nahajajo tvoje aktivnosti?
  • Kaj od naštetega je prioriteta?
  • Koliko časa predvidevaš za izvedbo in ali veš koliko časa si dejansko porabil na preteklih aktivnostih?
  • Koliko aktivnosti imaš trenutno v teku?
  • Koliko aktivnosti je v zamudi in zakaj?
  • Katere izmed teh aktivnosti ste preverili na terenu?

 

Naj bodo to lastne aktivnosti, aktivnosti nekega tima, ali celo projektne aktivnosti. V vsakem primeru imamo v tej dobi digitalizacije še vedno malo podjetij z enotnim, standardiziranim sistemom »task managementa«, kjer je vpogled v aktivnosti enostaven, transparenten, kjer je moč v trenutku priti do tistih aktivnosti, ki nas v danem trenutku zanimajo in kjer lahko vidimo napredek oz. status posamezne aktivnosti.

Vodenje aktivnosti na tak način je morda kreativno, zagotovo pa ne učinkovito

Vodenje aktivnosti na tak način je morda kreativno, zagotovo pa ne učinkovito

Pri raziskovanju procesov upravljanja aktivnosti smo ugotovili 8 glavnih izzivov glede učinkovitega vodenja aktivnosti:

 

1) Ni realizacije - Najbolj očitno, naloge niso narejene pravočasno, kakovostno, oz. sploh niso narejene.

 

2) Neusklajenost - Neusklajenost timov in neenakomerna obremenjenost zaposlenih. Določeni zaposleni imajo ogromno nalog (preobremenitev), medtem ko so mnogi še vedno »neizkoriščeni«.

 

3) Prioritete - Ni jasno katere naloge imajo prioriteto oz. so med zaposlenimi različni pogledi na to kaj je prioritetno in kaj ni.

 

4) Iskanje - Zaposleni vsakodnevno izgubijo ogromno nekoristnega časa za iskanje željenih informacij, ki jih morda na koncu celo ne najdejo.

 

5) Nepreglednost - Ni pregleda glede napredka aktivnosti, nimamo možnosti vpogleda v status aktivnosti, običajno skličemo sestanek (vložimo dodaten čas), da preverimo napredek po posameznih aktivnostih (in na sestanku ugotovimo še celo to, da aktivnost, ki bi že morala biti končana, se ni začela niti planirati).

 

6) Ni standardizacije - Ni enotnega sistema, ki bi omogočal vsem zaposlenim, enostavno, hitro in predvsem učinkovito »menedžiranje taskov«. Vsak ima svoj sistem ali način dela, kar otežuje orientacijo in vešče upravljanje z nalogami oz. aktivnostmi, zadeva postaja kaotična.

 

7) Reševanje posledic - Pri vodenju aktivnosti se je v določenih primerih, predvsem pri korektivnih ukrepih za določeno težavo, smiselno vprašati, po vzrokih: »Zakaj se to dogaja?« Veliko manjših problemov nam ravno tako predstavlja veliko izgubo. V praksi je še vedno prevelik delež aktivnosti, ki so usmerjene v reševanje že nastale situacije, namesto v preprečevanje.

 

8) Stopnjevanje ukrepov – Pri korektivnih aktivnostih ali protiukrepih se je vedno smiselno vprašati ali je določena aktivnost na dovolj visoki stopnji, da bo preprečila težavo. V večini primerov so korektivni ukrepi še vedno na najnižji stopnji, ki odgovarja na vprašanje: »Kaj narediti«.

Vodenje aktivnosti v podpornih in storitvenih funkcijah

Raziskava iz leta 2017, je pokazala, da zaposleni v režiji (knowledge workers) v 8 urah delovnega časa, delajo svoje primarne aktivnosti (dodano vrednost) zgolj 39% časa. V 8 urah je torej produktivnega dela zgolj cca. 3 ure.

 

Kaj so ostale aktivnosti, ostalih 4 do 5 ur? – Prisotnost na (neučinkovitih) sestankih, pregledovanje mailov, nepotrebne prekinitve, telefoni, administrativna dela, itd. Večina teh aktivnosti, ki nimajo nobene dodane vrednosti za podjetje, je posledica neusklajenosti in neučinkovitega vodenja aktivnosti.

Vodenje aktivnosti ni izziv zgolj v proizvodnji, temveč tudi v podpornih funkcijah in storitvenih dejavnostih

Vodenje aktivnosti ni izziv zgolj v proizvodnji, temveč tudi v podpornih funkcijah in storitvenih dejavnostih

Rešitev? – Vzpostavitev enotnega sistema »task managementa« na nivoju podjetja ali korporacije

Rešitev vidimo predvsem v standardizaciji procesa vodenja aktivnosti in robustni IT rešitvi, ki bi omogočala vodenje aktivnosti v realnem času. Določene (parcialne) rešitve že obstajajo na tujih trgih, vendar nismo našli nobene, ki bi bila zares celovita oz. pisana na kožo podjetjem, ki se soočajo z vsemi naštetimi izzivi. Tiste, ki ponujajo nekaj več, pa so običajno cenovno precej zajeten zalogaj, tako da je ROI za podjetja pod nekaj tisoč zaposlenimi vprašljiv.

Orodje SAM podpira različne procese vodenja aktivnosti

Orodje SAM podpira različne procese vodenja aktivnosti

V našem podjetju - Demetra Lean Way - se že leta ukvarjamo z optimizacijami delovnih procesov, zniževanjem izgub in digitalizacijo.

 

Za razliko od mnogih IT hiš, kjer informatiki razvijajo digitalne rešitve za končne stranke, brez, da bi se poglobili v procese, so naše rešitve nastale na osnovi izkušenj in dejstev, ki jih prepoznavajo naši obstoječi uporabniki  ali jih zaznavamo mi sami v  projektih optimizacije.

 

Naše rešitve torej izhajajo iz analize in razumevanja procesov. Ali bi vi bolj zaupali nekomu, ki je profesionalni voznik avtomobila in razvija rešitve na osnovi praktičnih izkušenj, ali nekomu, ki še nikoli ni sedel za volan in razvije ter nato ponuja »super avtomobil«?

 

V našem podjetju, skupaj z naročniki, digitalna orodja neprestano nadgrajujemo, izboljšujemo in dodajamo uporabne funkcionalnosti. Ključnega pomena nam predstavljajo fleksibilnost in robustnost. Orodja temeljijo na procesih, obenem jih skušamo narediti čimbolj univerzalna, uporabna tako za predelovalno panogo, kot tudi za storitveni sektor.

 

Tako je nastala tudi digitalna rešitev SAM (Small Activity Management), katere namen je vzpostaviti enoten sistem vodenja aktivnosti, ki bo ne le transparenten in omogočal enostavno ter hitro vodenje aktivnosti na vseh nivojih, temveč neposredno vplival na izboljšanje produktivnosti vseh zaposlenih in s tem povečanje dodane vrednosti na zaposlenega.

 

Poleg vodenja aktivnosti, SAM podpira tudi:

  • digitalizacijo obrazcev;
  • digitalizacijo procesov (npr: vodenje skoraj dogodkov »near miss«, gemba walk, vodenje pomanjkljivosti, vključno z označevanjem pomanjkljivosti s kartončki (ang. tagging), izvajanje postopkov izboljševanja - Kaizen …,
  • reševanje enostavnih problemov in ugotavljanje osnovnega vzroka z analizo 5 x Zakaj,
  • SAM je best practice za delo na daljavo in usklajevanje aktivnosti med dislociranimi poslovnimi enotami,
  • za izvajanje agilnih pristopov – SCRUM.
Prikaz analize 5 zakaj za ugotavljanje osnovnega vzroka pri enostavnem problemu

Prikaz analize 5 zakaj za ugotavljanje osnovnega vzroka pri enostavnem problemu

Naročniki, ki so prepoznali vrednost naše digitalne rešitve, so predvsem močna in uspešna podjetja z več kot 100 zaposlenimi. Dokler je sistem manjši, je še mogoče upravljati aktivnosti na »tradicionalen« način. Rast podjetja (komercialno in po številu zaposlenih) je seveda največji uspeh za podjetje, vendar prinaša s seboj vrsto (novih) izzivov, med drugim tudi vodenje aktivnosti.

 

Z uvedbo SAM-a življenje postane lažje. Mnogo usklajevalnih sestankov odpade, saj postanejo nepotrebni, ni več toliko telefonskih klicev »a je to že narejeno, do kje je narejeno …«, ni več ne-posodobljenih Excel tabel, katere ne odražajo realnega stanja. Zadeve postanejo transparentne, vodene strukturirano in v realnem času, napredek po aktivnostih je viden takoj.

 

Vizualizacija je ključen element »task managementa« in SAM to seveda upošteva. Prav tako imamo možnost, da posamičnim aktivnostim dodelimo prioritete.

Orodje SAM omogoča vizualno in enostavno vodenje aktivnosti po principu »KAN BAN« ali tudi »postit« lističev

Orodje SAM omogoča vizualno in enostavno vodenje aktivnosti po principu »KAN BAN« ali tudi »postit« lističev

Za vodje pride prav tudi podatek o planiranih in vloženih urah po aktivnostih, čemur je moč slediti preko SAM-a. Namreč nosilec (odgovoren) ima možnost predvideti čas za izvedbo planirane aktivnosti in tudi evidentirati porabljen čas na posamezno aktivnost.

To je lahko koristen pripomoček s katerim lahko ugotavljamo, kako uspešni (objektivni) smo pri predvidevanju ali načrtovanju potrebnega časa za realizacijo aktivnosti. Obenem lahko tudi optimiziramo procese izvajanja aktivnosti, ki se nam ponavljajo, saj lahko primerjamo medsebojne rezultate.

 

S planiranjem časa potrebnega za izvedbo, lahko ugotovimo tudi obremenitev po članih tima, da ne prihaja do nekih drastičnih razlik med obremenitvami zaposlenih. Posredno se tako izboljša tudi zavzetost zaposlenih. Seveda je primerjanje lahko tudi negativno, zato moramo biti pri tem previdni – objektivni, da upoštevamo specifične okoliščine zaposlenega, siceršnjo obremenjenost zaposlenega, zahtevnost nalog, ki jih opravlja …

 

Celovita analitika nam omogoča, da lahko na enostaven način pridemo do nekih statistik in ključnih kazalnikov uspešnosti, v specificiranem obdobju. Primer: koliko aktivnosti je zapadlo v zamudo, koliko je bilo realiziranih, v zadnjem mesecu na področju X. – S klikom na graf »v zamudi«, se nam seveda izpišejo konkretne aktivnosti in nosilci, kjer smo prekoračili rok.

ANALITIKA nam omogoča izboljšanje delovnih procesov

Integriran PDCA je funkcionalnost, ki omogoča strukturirano vodenje aktivnosti vse od začetka do konca. Aktivnost najprej splaniramo, nato izvedemo, preverimo učinkovitost realizirane aktivnosti in po potrebi odreagiramo. Uporabna funkcija je tudi ta, da je lahko nosilec aktivnosti oseba 1, medtem ko je za verifikacijo te iste aktivnosti (faza »check«), odgovorna oseba 2 (na primer nadrejeni).

Cikel PDCA nam omogoča strukturirano vodenje aktivnosti

Cikel PDCA nam omogoča strukturirano vodenje aktivnosti

Verjamemo, da lahko podjetja bistveno izboljšajo dodano vrednost na zaposlenega, s sistematičnim in strukturiranim pristopom k obvladovanju aktivnosti. Seveda velik del za učinkovito izvajanja tega procesa še vedno predstavlja človek (organizacija in vodenje). Dejstvo pa ostaja, da si je moč stvari bistveno olajšati, pohitriti in poenotiti na nivoju celotnega podjetja, z dobro digitalno rešitvijo. To je SAM, digitalna rešitev za vodenje aktivnosti, ki je na razpolago v različnih jezikih: Slovenščina, Angleščina, Nemščina, Srbščina, Hrvaščina …, slovenska rešitev, ki si že utira pot v svet.