PANO KOT ORODJE VIZUALNEGA MENEDŽMENTA – "VISUAL MANAGEMENT BOARD“

Pano aktivnosti (activity board), je orodje vizualnega menedžmenta, ki je postalo stalna praksa skoraj povsod v industriji in tudi ostalih dejavnostih. Lahko jih najdemo ob proizvodnih linijah, v skladiščih, pisarnah. Od ostalih panojev, na primer informativnih, jih ločimo po vsebini, saj se na njih praviloma prikazujejo ključni kazalniki uspešnosti (KPI- Key Performance Indicator) in še veliko več.

Njihov osnovni cilj je vidno prikazati in obvladovati ključne kazalnike uspešnosti za določeno delovno področje ali delovno ekipo. To ni tako preprosto. Vsebina panoja mora biti dobro premišljena, prikaz smiseln in enostaven za uporabo, za vse člane ekipe. Prav tako mora biti vsem zaposlenim jasno, kaj si prizadevajo doseči.

Ti vizualni prikazi so najpogosteje bele magnetne table, opremljene z ročnimi zapisi, grafikami, številnimi magnetnimi dodatki (barvni piktogrami, magnetne mape …), da lahko že od daleč in hitro opazimo, kakšno je stanje na določenem delovnem mestu.

Magnetno pritrjevanje omogoča lažje rokovanje in prilagajanje vsebine v skladu s potrebami v različnih okoliščinah.

Seveda so panoji nepogrešljivo orodje LEAN ali VITKE proizvodnje. Z njimi prikazujemo cilje in spremljamo rezultate na področju varnosti, produktivnosti, logistike, kakovosti … Ravno tako prikazujemo aktivnosti na področju izvajanja metod, kot sta 5S in TPM - Total Productive Maintenance, Kaizen, kjer prikazujemo delovne ekipe, cilje, izvedene audite, izboljšave, standardizirane postopke, reševanje problemov, spremljamo izvedbo preventivnega vzdrževanja ...

Zakaj sploh potrebujemo panoje aktivnosti?

1. Z njimi spremljamo trenutno stanje

Namen panojev je vizualen prikaz aktualnega stanja procesa: kakšni so trenutni rezultati, ali so cilji doseženi ali ne, ali gre trend navzgor ali navzdol, ali je stabilen …

2. Prikazane aktivnosti sledijo načelu PDCA

Takrat, ko področje ali proces ne ustreza zahtevani ravni učinkovitosti, kot je določeno v ciljih, je treba pripraviti akcijski načrt ali pristopiti k reševanju. Ureditev prikaza po načelu PDCA zagotavlja, da smo pri reševanju problema, ki ga predstavlja odstopanje od cilja, dovolj strukturirani. Še zlasti, da ne skačemo iz problema v rešitve, temveč se poglobimo v osnovne vzroke, da bi težavo trajno eliminirali.

3. Komunikacija na vseh ravneh

Končni namen vizualno urejenih panojev je, olajšati komunikacijo in uskladiti vodenje na vseh ravneh podjetja. Spremljanje rezultatov, izkušnje ali ugotovitve in nadaljnji akcijski načrti so osrednja točka med vodilnimi delavci in člani ekipe, ki se redno srečujejo pred panojem in razpravljajo o tem, kako nenehno izboljševati procese.

Ko se odločate o zasnovi vsebine na panoju, morate najprej razmisliti o namenu prikaza in ključnih elementih, ki vodijo do sodobnega in uporabnega vizualnega prikaza:

1. Vključite svojo ekipo, ki bo pano uporabljala.

Kot odgovorni za področje vitke organizacije ali kot vodja, imate morda močno željo po uresničitvi lastne vizije komunikacijskega kotička ali vizualnega panoja na področju vaše tovarne ali delovnega mesta. Bolje bo, da se uprete tej skušnjavi in delo prepustite ekipi. Samostojna izgradnja vsebine pomaga glede občutka lastništva in zavzetosti ter olajša razumevanje s strani vseh vpletenih, ki uporabljajo pano. Kakor koli se že odločite, imejte pred sabo osnovni cilj vizualnih panojev, to je razumevanje kazalnikov uspešnosti in sodelovanje pri izboljšavah, s strani vseh zaposlenih. Zato je vaša vloga predvsem vodenje in trening vaših ekip, da bi razumeli kazalnike uspešnosti in si prizadevali za napredek.

Pano vsekakor ne sme biti samo zbirka grafikonov, temveč mora prikazati tudi aktivnosti za reševanje problemov, katerih namen je izboljšati učinkovitost pri doseganju ciljev. To obsega navajanje trenutnih problemov, s katerimi se sooča ekipa, in iskanje optimalnih rešitev. To je torej delovna tabla posamezne ekipe in ne samo mesto za prikazovanje kazalnikov uspešnosti.

2. Začnite s testiranjem preproste različice in jo tedensko prilagajajte.

Postavitev začasnih standardov, kako naj izgleda vsebina na panoju, omogoča nenehno učenje ob delu in zahteva stalno izboljševanje ali iskanje dodane vrednosti, ki jo želimo ustvariti s pomočjo tega orodja. Oblikovanje in vzdrževanje vizualnega panoja mora podpirati celotna delovna ekipa. Vizualni panoji so odraz ali ogledalo vodenja. Iz njih lahko zelo hitro razberemo kako »živo« ali kako uspešno je napredovanje ob vsakodnevnih sestankih.

3. Panoji morajo biti dostopni in blizu delovnega mesta kjer deluje ekipa

Panoji morajo biti postavljeni čim bližje mestu kjer se lahko odvijajo vsakodnevna srečanja in pogovori o uspešnosti, napredku ekipe, ovirah, ki se pojavijo, predlogih za izboljšanje ...To pomeni, na mestu, kjer je hrup dovolj nizek, da je možen pogovor in kjer je dovolj varno, da srečanj ne ovirajo materiali ali stroji. Med vsakodnevnimi srečanji ljudje stojijo, zato mora biti dovolj prostora, da se ekipa lahko neovirano sestane pred tablo. Osvetlitev mora biti dovolj dobra, da lahko vsi jasno vidijo vsebino na tabli.

Ugotovitev!

Opažamo veliko obsežnih brezhibnih vizualnih panojev, ki se raztezajo ob vhodih. Za take imamo slabo novico: nihče jih ne gleda! Dokler nekdo ali nekaj ne usmeri pozornost na pano, je to le obešalnik informacij. Na srečo tudi za to obstajajo rešitve.

4. Ko boste določili končno obliko panoja, poskrbite za ažurno dokumentacijo in podporo.

Tudi najboljši sistemi potrebujejo pregled in posodabljanje, zlasti s spremembami proizvodnega programa ali povečanega obsega proizvodnje. Določite, kdo je zadolžen za ažuriranje določenih podatkov, kako in kje zbrati podatke ter kako postopati v primeru ugotovljenih težav.

Pomembna stvar, ki jo je treba vključiti v načrt, vendar pogosto manjka, je način, kako bo ekipa potrdila, da je ukrep dosegel želeni učinek. Kako bomo preverili, ali je bil vzrok za nastanek težave identificiran in tudi eliminiran.

Iz organizacijskega smisla je treba uvesti občasne nadzore, v obliki »GEMBA WALK« obhodov ali z izvedbo audita, s kriteriji, ki zagotavljajo, da je raba panojev učinkovita.

5. Prilagajajte vsebino panoja, dokler vaša ekipa zori in se spreminjajo vaši procesi.

Končna korist panojev je spodbujanje članov tima k vključevanju in zavzetosti. Ko ekipa odide konec dneva domov, mora jasno vedeti, kje se nahaja. Za ta namen je primeren pano, ki predstavlja operacije v obliki »pripovedovanja zgodbe«. Tak nadzorni pano omogoča vodilnemu, da na hitro pogleda, kako dobro deluje delovna enota oz. ali mora narediti prilagoditve, da se naloga opravi pravočasno in v zadovoljstvo kupca.

Tako bo tudi vsak obiskovalec v hitrem dvominutnem pregledu, lahko ocenil vaš status.

6. Jasno mora biti razvidno kdaj cilji niso doseženi in kakšen je v tem primeru odziv

Nadzorni pano proizvodnje je tudi prostor, kjer se spremljajo težave in podajajo rešitve, odziv nanje pa je odvisen od razvite kulture v samem podjetju. Ponekod se težave štejejo za negativne, ljudje jih skušajo skriti ali prikriti. Tam, kjer je kultura na višjem nivoju, se težave oz. problemi izpostavijo, člani ekipe se spodbujajo, da obravnavajo težave na strukturiran način in o njih tudi poročajo.

Panoji niso odličen pripomoček le v proizvodnji, temveč tudi v pisarnah. Z njimi je delo bolj strukturirano in pregledno. Da se izognete pozabljanju, si za tista dela, ki se ponavljajo dnevno, tedensko ali mesečno, lahko organizirate pregleden prikaz v obliki zgodbe ali »kamishibai«.

Standardizacija panojev - DA ali NE?

Panoji se nahajajo na različnih delovnih področjih. Upravljajo jih ekipe, ki opravljajo različne funkcije, zato na splošno ne morejo izgledati enako. Odražati morajo prednostne naloge in vprašanja konkretne posamezne ekipe. Imajo lahko nekaj skupnih tem, kot npr. zahteva, da vsaka ekipa evidentira kazalnike za varnost, kakovost, učinkovitost in moralo, ostalo mora biti pisano na kožo konkretni ekipi. V primeru, ko se panoji uporabljajo v sklopu točno določene metode dela, potem jih je smiselno standardizirati, da uveljavimo najboljše načine dela.

Zakaj so zaželeni ročni zapisi?

Ročni zapisi, grafike, skice in različne metode se priporočajo zaradi bolj interaktivnega spremljanja in reševanja težav, ker to kaže, da je ekipa tista, ki posodablja in uporablja podatke.

Računalniško natisnjene grafe in kazalnike na delovnem mestu verjetno naredi nekdo, ki je spreten pri delu z računalnikom oz. oseba, ki dela v pisarni in ni del ekipe. Pristop računalniškega tiska in prikazovanja kazalnikov dodatno zmanjša angažiranost, ker je ekipa pasivni prejemnik teh informacij. Z razvojem digitalnih tehnologij, se seveda ta pristop nekoliko spreminja, toda za prehod iz papirja oz. panojev na digitalno, je potrebno izpolnjevati osnovne predpogoje glede opreme, znanj in načina vodenja. Vsako podjetje se glede na zrelostno stopnjo odloči za najbolj optimalno odločitev, da smo učinkoviti glede vodenja ključnih kazalnikov uspešnosti.

Del sodobne standardne vsebine panojev dopolnjuje tudi prostor za reševanje problemov, ki se nahaja v neposredni bližini panojev.

Priporočamo uporabo pripomočkov SESA SYSTEMS, s katerimi bodo vaši panoji videti moderno, urejeno in privlačno.

Sesa Systems je vodilni proizvajalec, ki nudi pestro paleto izdelkov za ureditev panojev po najvišjih standardih vizualnega  menedžmenta.

Različne oblike in kakovosti magnetnih panojev, za montažo na zid ali samostoječe, z vrsto magnetih pripomočkov, primernih za spremljanje ključnih kazalnikov uspešnosti in vodenje aktivnosti. Dobavljivo v optimalnih rokih, da se vi lahko posvetite aktivnostim z višjo dodano vrednostjo.

INDUSTRIJA 4 in PERFORMANCE STORYBOARD

Vsi, ki ste pripravljeni, da stopite na stopničko više, v skladu z usmeritvijo INDUSTRIJA 4.0 in brezpapirnim poslovanjem, potem imamo za vas rešitev. PERFORMANCE STORYBOARD DIGITAL LEAN vsebuje skupek orodij, s katerimi lahko zagotovite zgoraj omenjene procese v digitalni obliki.