KAKO DVIGNITI DODANO VREDNOST AUDITOM?

Kljub rednemu izvajanju auditov in ostalih sorodnih oblik nadzorov, se še vedno dogajajo nepravilnosti in težave. KAKO JE TO MOGOČE?

Še bolj zaskrbljujoče je to v primerih, ko so bile z nadzorom dosežene vse možne točke, čista desetka!

Auditi lahko služijo kot učinkovit kontrolni mehanizem za ugotavljanje učinkovitosti procesov. Skozi audit lahko ugotovimo slabosti in tudi dobre točke v določenem pogledu, kar omogoča sprejemanje smiselnih odločitev in ukrepov.

Navkljub temu se v praksi pojavlja več dejavnikov, ki vplivajo na učinkovitost auditiranja.

Tukaj je pet glavnih vzrokov, ki omejujejo njihovo dodano vrednost:

Pomanjkljiva kakovost auditov

• • Audit je zgolj formalnost: Auditi so pogosto izvedeni kot formalnost za izpolnjevanje zahtev standardov, brez resnične analize procesov in ugotovljenih tveganj, ki bi zahtevali primerne protiukrepe.
  • Omejen obseg: Če auditi zajamejo le določene dele organizacije ali se osredotočajo le na nekatere vidike (npr. skladnost), lahko ostanejo ključna področja nezaznana.
  • Nizka usposobljenost auditorjev: Če auditorji nimajo dovolj znanja ali izkušenj, jim primanjkuje kritičnega razmišljanja, potem težko prepoznajo resničen potencial težav ali predlagajo smiselne izboljšave.

Ugotovitve audita niso upoštevane

• • Pomanjkljivi ukrepi: Če organizacija ne izvede korektivnih ukrepov na podlagi ugotovitev audita, če so določeni ukrepi nesmiselni ali slabo izvedeni, potem težave ostanejo nerešene.
  • Pomanjkljivi viri: Ni redko, ko omejeni finančni, kadrovski ali časovni viri preprečijo implementacijo predlaganih rešitev.

Osnovni vzroki niso odpravljeni

• • Z auditi pogosto prepoznamo simptome težav, ne pa tudi njihovih osnovnih vzrokov. Če se organizacija ne posveti globlji analizi (npr. z uporabo orodja 5x zakaj), se težave ponavljajo.

Organizacijska kultura

• • Audit nima prave vrednosti: Organizacija auditom ne daje pravega pomena, predvsem zaradi pomanjkanja zavedanja, kako pomembna je uporaba tega orodja za zagotavljanje skladnosti procesov in za izboljševanje. Pomembna je podpora vodstva, saj slaba podpora vodstva zmanjša pomen izvajanja in ugotovitev audita ter zavira njegov koristen namen.
  • Odpor do sprememb: Če zaposleni niso pripravljeni sprejeti sprememb, to lahko zavira izvajanje auditov in s tem povezanih izboljšav.

Spremenjene okoliščine

• • Novi izzivi: Tudi če so trenutne težave odpravljene, se lahko zaradi dinamičnega poslovnega okolja pojavijo nove.
  • Nepredvidena tveganja: Tveganja, ki jih auditi niso zajeli, lahko vodijo do težav. Tveganj ne zaznamo iz različnih razlogov, npr. vprašalnik ne obsega kriterijev za oceno nečesa, variacija v izvedbi operacij, različni spleti okoliščin …
  • Glavni fokus je: »Kaj smo naredili«: Pri auditih pretežno ugotavljamo trenutno situacijo, kaj smo naredili ali dosegli, redko pa analiziramo procese, ki privedejo do rezultatov. Še zlasti, ko smo seznanjeni, da bomo auditirani, se znamo temu prilagoditi in stvari urediti samo za čas auditiranja. Potem pa se načini delovanja vrnejo na stare tire.

Ključ do rešitve

Za zmanjšanje teh težav je ključno stalno izboljševanje samega procesa auditov, poglobljena analiza vzrokov težav, zavezanost vodstva k implementaciji ukrepov in spodbujanje organizacijske kulture, ki podpira spremembe in izboljšave.

Pomemben vidik kvalitetnih auditov je tudi razvoj kulture odličnosti. Redno izvajanje auditov krepi zavedanje o pomenu skladnosti, odgovornosti in profesionalnega pristopa k delu, kar prispeva k dolgoročni rasti in konkurenčnosti organizacije.

Digitalizacija procesov auditiranja

Digitalno vodenje in izvajanje auditov omogoča boljše zbiranje, analizo in poročanje podatkov. V primerjavi s tradicionalnimi ročnimi načini izvajanja auditov prinašajo številne prednosti:

Boljša učinkovitost

• • Samodejno zbiranje podatkov: Digitalna orodja omogočajo avtomatizirano zbiranje in obdelavo podatkov, kar zmanjša čas, potreben za pripravo in izvedbo audita.
  • Manj administrativnega dela: Digitalni obrazci in predloge nadomeščajo papirnato dokumentacijo, kar poenostavi delo avditorjev.

Večja natančnost in doslednost

• • Manj človeških napak: Digitalni sistemi zmanjšujejo tveganje napak pri vnosu podatkov ali izračunih. Auditorji delujejo bolj odgovorno, saj se zavedajo, da digitalni sistemi omogočajo enostaven pregled auditov.
  • Standardizacija: Uporaba prednastavljenih vprašalnikov in kontrolnih seznamov zagotavlja doslednost auditov, ne glede na auditorja ali lokacijo.

Boljša analiza in poročanje

• • Vpogled v realnem času: Digitalni auditi omogočajo sprotno spremljanje ugotovitev in takojšnje obveščanje o neskladjih.
  • Napredna analitika: Integracija z analitičnimi orodji omogoča prepoznavanje trendov, vzorcev in ponavljajočih se težav, kar podpira strateško odločanje.

Lažja dostopnost podatkov

• • Centralizirana baza podatkov: Digitalni auditi shranjujejo vse podatke na enem mestu, kar omogoča enostaven dostop, preglednost in sledljivost.
  • Integracija z drugimi sistemi: Digitalne rešitve se lahko povezujejo z ERP, CRM in drugimi sistemi za celostno obvladovanje informacij.

Povečana prilagodljivost

• • Prilagodljivi obrazci: Digitalni sistemi omogočajo enostavno prilagoditev vprašalnikov ali kontrolnih seznamov glede na specifične potrebe.
  • Izvedba auditov na daljavo: Digitalna orodja omogočajo izvedbo auditov na daljavo, kar je posebej uporabno v času omejitev ali za globalno prisotne organizacije.

Okolju prijazna rešitev

• • Zmanjšana uporaba papirja: Digitalizacija podpira trajnostne prakse in zmanjšuje ogljični odtis.

Skladnost in sledljivost

• • Natančen zapis dejavnosti: Digitalni auditi zagotavljajo popolno sledljivost, kar povečuje skladnost s predpisi in omogoča lažjo pripravo na zunanje preglede ali certificiranje.

Zakaj izbrati digitalne audite?

Digitalni auditi organizacijam prinašajo hitrejše, natančnejše in bolj prilagodljive procese. Poleg povečane preglednosti in boljšega upravljanja tveganj so tudi ključni za modernizacijo in konkurenčnost.

Z uporabo rešitve, kot je Performance Storyboard, modul DAM, lahko digitalizirani auditi postanejo še bolj učinkoviti. Rešitev Performance Storyboard omogoča tudi vizualizacijo KPI-jev in sprotno spremljanje procesov, kar pomaga organizacijam doseči trajnostno izboljšanje in uspeh.