MOČ AUDITIRANJA
MOČ AUDITIRANJA
Pred časom smo izvajali diagnostiko v enem izmed uspešnih slovenskih podjetij in beseda je nanesla na audite. Z vprašanjem »Ali se vam zdi audit podcenjeno orodje?« smo skušali presenetiti lastnika podjetja, kjer to počnejo redno. »Za uspešno podjetje izvajati audite ali ne, sploh ni vprašanje, ampak je to samoumevno!« se je glasil odgovor. Vsi bi si želeli več podobnega razmišljanja.
Ob besedi »AUDIT« najprej pomislimo na audite tipa ISO9001, ISO14001, IATF …, vendar je to zelo širok pojem.
Audit ne pomeni samo presojo za zagotavljanje standarda, ki ga veli zakonodaja ali kupec. Audit je lahko pregled stroja pred izmeno, tedenski 5S audit, audit procesa nabave, audit postopka obdelave izdelka, audit preventivnega vzdrževanja, audit procesa …
Gre torej za neko obliko internega ali eksternega nadzora, z namenom vzdrževanja in izboljševanja nivoja ter preprečevanja težav. Zanimivo je, da določena podjetja tega orodja skoraj ne uporabljajo, nekatera to počnejo celo večkrat dnevno.
Na naše vprašanje: »Ali izvajate audite?« je najmanj 90% vprašanih odgovorilo: »Da izvajamo jih enkrat letno. Izvajajo jih tudi naši kupci.«
Prva dodana vrednost audita je ugotovljena potencialna izguba preden postane težava. Npr. zelo enostavno je prepoznati in videti: nezgodo pri delu, zastoj, napako ali reklamacijo; nihče pa ne opazi, če smo nekaj preprečili. To je tudi glavni razlog, da se potencial auditov pogosto podcenjuje, da se auditi izvajajo preredko ali nekakovostno.
To pomeni, da delujemo po načelu gašenja požarov, namesto, da bi prehiteli izgube in jih rešili v miru še preden postanejo manjši ali večji problem.
Druga dodana vrednost je zagotavljanje cikla PDCA, elementa CHECK - nadzoruj. Nepogrešljiv element vzdrževanja in izboljševanja standardov dela. Kdo nam garantira, da se v podjetju sami procesi (proizvodni ali podporni) izvajajo, kot smo si jih zadali oz. načrtovali. Radi se pošalimo, da papir vse prenese! Z izvajanjem pregledov lahko zagotavljamo ravno to ali pa diagnosticiramo napačno zastavljene procese. Predstavljajte si, da imamo pekarno s tremi zaposlenimi peki. Število izdelanih žemelj pa se od enega do drugega precej razhaja, prav tako so različnega okusa. Ali lahko preprečimo razlike v okusu in poenotimo število izdelanih žemljic brez definiranega standardnega postopka in kontrole?
Zaradi pomanjkanja zavedanja o »moči auditiranja« smo manj uspešni tudi pri reševanju problemov, saj ne vidimo, da morda vzrok za nastalo težavo tiči ravno v neizvajanju ali pomanjkljivem izvajanju nadzora. Tako iščemo rešitve le v očitnih vzrokih, npr. v osebi ki je storila napako – kar je napačno - neustreznem materialu, neupoštevanju postopka dela …, ne vidimo pa posrednega vpliva na težavo, ki ga lahko ima audit.
Žal so delovne nezgode, zastoji, težave, nedoseženi roki, stroški … veliko bolj otipljivi, kot nastale in tudi večje potencialne izgube, ki jih lahko rešujemo z auditi.
Tu je na preizkušnji zrelost posameznika in organizacije, ki se odloči katere vrste auditov bodo izvajali in na kakšen način.
Z razvojem digitalizacije se nam ponujajo nove možnosti boljšega izvajanja auditov, presoj in podobnih nadzorov. Orodje DAM - Daily Audit or Assessment Management je programska rešitev za strukturirano izvajanje auditov, diagnostik, preverjanj in ostalih ocenjevanj, presoj na osnovi vprašanj ali kriterijev. Ocenjevanje se izvaja s pomočjo računalnika, tablice ali pametnega telefona.
Z orodjem lahko odlično nadomestite klasično izvajanje auditov in ostalih ocenjevanj s pomočjo vprašalnikov na papirju, kot tudi vodenje aktivnosti v tabelarični obliki. Omogoča pokrivanje celotnega procesa auditiranja od planiranja, izvedbe, do vodenja ukrepov. Analitika ponuja sistemske in organizacijske ukrepe, predvsem pa bolj robustno in kvalitetno izvedbo, če se zavedamo tega potenciala v boju proti težavam oz. izgubam. Nadzori, ki se izvajajo na pamet, stihijsko, priložnostno so neučinkoviti in imajo slab vliv na vzdušje v delovnem okolju.