AUDIT JE LAHKO DOBRA IZKUŠNJA

»Kakšne so vaše izkušnje z digitalnim orodjem DAM? Zanima nas zlasti uporabniška izkušnja pri delu s to aplikacijo.«

Z vsemi uporabniki v podjetju Polycom, teh je okvirno 30, izvedem vsaj eno presojo z DAM orodjem, skupaj z uporabnikom. To delamo z namenom, da se skupaj učimo ter spoznavamo proces. Pri tem sem opazil, da ni potrebno vložiti pretiranega napora za razumevanje postopka uporabe aplikacije in tudi v nobenem primeru nisem dobil negativnega odziva glede uporabnosti. Sama aplikacija se mi zdi dokaj fleksibilna, kar pomeni, da je prilagodljiva glede na sistem presojanja posameznega podjetja. To se kaže tudi v dejstvu, da nam sistem dokaj dobro funkcionira. Trenutno še ne uporabljamo vseh funkcionalnosti katere aplikacija ponuja, vendar nameravamo s časom izkoristili tudi ostale ponujene funkcije.

»Ali zaznavate učinke, ki vam jih prinašajo nivojski in morda tudi ostali interni auditi, ki jih izvajate?«

Trenutno so učinki pričakovani glede na fazo projekta. Ti so večinoma na strani zmanjšanih napak, katere izhajajo iz večjega nadzora in posledičnim usposabljanjem, kar je tudi eden izmed namenov auditiranja. Presenetljivo je, da se je marsikateri proces na katerem je bila težava izvajanja in doslednosti »večna«, praktično pričel izvajati čez noč.  Zavedamo se, da izvajanje projekta ne smemo prepustiti naključju, kajti trenutno smo še v začetni fazi glede odkrivanja globljih korenin vseh izgub. Prava vrednota sistema namreč pride takrat, ko se začnemo spopadati s kroničnimi problemi in njihovimi viri oziroma vzroki. Je pa seveda ta faza najtežja in zahteva več angažiranosti vseh zaposlenih ter sistemski pristop.

Menimo, da je glavni učinek sprememba miselnosti, da napak ne smemo skrivati, da moramo za glavne težave določiti sistemske ukrepe katere pridejo iz timskega dela. Zavedati se moramo tudi, da je aplikacija pripomoček, katera sama po sebi ne rešuje problemov, ampak ti sistemsko pomaga k  izboljševanju in jo moramo znati pametno izkoristiti.

»Na splošno, iz tehničnega, organizacijskega, ali povsem človeškega vidika, kaj vam je pri digitalnem izvajanju auditov najbolj všeč in kaj bi izboljšali?«

Najbolj nam je všeč uporabnost pri izvajanju na terenu, preko mobilnih aparatov oziroma tabličnih računalnikov, ter kako aktivnosti lahko določiš kar na terenu, zadolžiš osebo ter rok izvedbe. Da ne govorim o stopnji in prioriteti aktivnosti, katere se še nismo dobro dotaknili in je odlično izhodišče za nadaljnje analize, koliko so naši ukrepi res močni. S časom uporabe, smo tudi videli nekaj priložnosti za izboljšave, v smislu povezave med opisom težave in povezave z aktivnostjo, katere je razvijalec aplikacije tudi podprl in glede na dosedanje sodelovanje sploh ne dvomim o implementaciji.

»Pri vsakdanjem delu in izvajanju poljubnih auditov se vam je zagotovo zgodila kakšna zanimiva situacija, bi nam zaupali kakšno anekdoto ali »prijetno« napako iz katere ste se nekaj naučili?«

Kot uvajalec, oziroma skrbnik sistema nivojskih presoj sem vedno pod pritiskom, koliko nam orodje v kombinaciji z metodo res koristi in tako sem hotel dobiti realno stanje, kako izvajalci nivojskih presoj razmišljajo o sistemu. Zato sem po dobrem mesecu presojevanja, stopil do ene izmed vodij oddelka ter  pod pretvezo razložil, da od danes naprej izvajanje presoj ni več potrebno. Seveda sem dobil začuden obraz in obrazložitev, da to ne pride v poštev, ker je vodja razvil določen mehanizem uporabnosti sistema, v smislu izboljševanja usposobljenosti in stalnega napredka na določenih temah. Torej iz tega bi bil zaključek, da sistem služi svojemu namenu takrat, ko ga uporabnik sprejme. Do takšnega stanja sicer ne pridemo enostavno in tudi mi seveda nismo prisotni na vseh področjih, je pa potrebno predvsem veliko timskega sodelovanja in sistemskega pristopa.

Kljub, že kar nekaj vloženega truda in časa je sistem vpeljan do izvajanja presoj, kar pa ne pomeni, da je delo opravljeno. Sedaj se projekt šele dobro začenja, kajti iz vseh podatkov oziroma stanja analiz iz presoj, moramo to dobro izkoristi, se naučiti prave probleme reševati na pravi način, pogledati v korenine vseh izgub ter jih znati pravilno izkoreniniti.