Izvajanje nivojskih procesnih auditov v podjetju Polycom

PRIMER DOBRE PRAKSE

PRIMER DOBRE PRAKSE

AUDIT JE LAHKO DOBRA IZKUŠNJA

Naš vsakdanji urnik je običajno prepleten tudi z reševanjem različnih težav in problemov. To mnogi počnejo že tako rutinirano, da bi bilo skoraj nenormalno, če ne bi občutili tega vsakodnevnega »adrenalina«.

 

Vsi vemo, da pretežen del težav lahko preprečimo s proaktivnim ali preventivnim delovanjem. Namesto, da se odzivamo, ko problem že postane večji  (gasimo), skušamo probleme prehiteti.

 

Med bolj uveljavljenimi rešitvami za »prehitevanje problemov«, lahko najdemo tudi večplastne ali procesne audite ali na kratko nivojske audite.

 

Nivojski auditi so sredstvo zagotavljanja kakovosti in tudi način bolj učinkovitega dela. Namesto tradicionalne metode kontrole kakovosti izdelka (kaj je bilo proizvedeno in ali je izdelek ustrezne kakovosti), se nivojski audit fokusira na kakovost procesov (kako proizvajamo in ali je način izvedbe procesov optimalen).

 

O nivojskih auditih in digitalizaciji s tem povezanih procesov smo se pogovarjali z g. Borisom Šturmom, ki je zaposlen v podjetju POLYCOM Škofja Loka, d.o.o., v službi za stalne izboljšave in je najbolj kompetentna oseba v podjetju, da nam odgovori na nekaj sledečih vprašanj:

 

»Kako razumete nivojske procesne audite v vašem podjetju?«

 

Običajno na besedo audit verjetno ne dobimo iz navdušenja »iskrice v očeh«.  Najprej pomislimo na presojo s strani kupca ali pa s strani zunanje certifikacijske hiše in ob tej misli nas marsikdaj prešine ne prav dober občutek. Namreč, v kolikor si v vlogi presojevalca ali pa v vlogi presojanca nobena stran ni ravno prijetna in je potrebo, kar nekaj obojestranskega truda, da audit prinese rezultate in to velja enako za interne audite. Ozrimo  se v preteklost in se vprašajmo kje bi bili, če auditov ne bi bilo?  Nivojske presoje razumemo kot eno od  gonilnih koles stalnega izboljševanja, v vseh procesih organizacije. Pomagajo nam odkrivati izgube, spodbujati k timskemu sodelovanju in učenju ter nadzirati kritične procese.

 

Odločili ste se, da nekatere procese internega auditiranja digitalizirate. Se vam zdi digitalizacija tega področja kompleksna?

 

Če pogledam v preteklost, vpeljava ni bila kompleksna. Bila pa je bolj zahtevna, kot sem sprva mislil, ampak to samo pomeni, da smo se bolj potrudili v smislu dojemanja filozofije in širitev že obstoječega sistema, kar je seveda prineslo tudi boljše rezultate.

 

Seveda je lažje, če že predhodno obstaja vpeljan »konvecionalni« sistem in če ga ljudje poznajo in  razumejo. V takem primeru je prehod bistveno lažji, saj zaposleni spremembe lažje akceptirajo, ker vedo, da bo njihovo delo olajšano, v smislu lažje in hitrejše izvedene presoje, boljšega prenosa informacij, slikovne podpore, elektronskega obveščanja, pregledne analitike itd.  Sprva uvajanje zahteva nekaj več truda za spoznavanje arhitekture in usposabljanje uporabnikov, po dveh do treh izvedenih auditih, pa uporabniki že dokaj obvladajo uporabo. Seveda obstaja peščica uporabnikov, kateri so še pristaši »A4« papirja in excela, vendar opažamo, da se ta delež drastično zmanjšuje. Predvsem mlajša generacija, tovrstnega sistema ni več vesela.

Audit je tudi priložnost za učenje in izboljšanje

»Kakšne so vaše izkušnje z digitalnim orodjem DAM? Zanima nas zlasti uporabniška izkušnja pri delu s to aplikacijo.«

 

Z vsemi uporabniki v podjetju Polycom, teh je okvirno 30, izvedem vsaj eno presojo z DAM orodjem, skupaj z uporabnikom. To delamo z namenom, da se skupaj učimo ter spoznavamo proces. Pri tem sem opazil, da ni potrebno vložiti pretiranega napora za razumevanje postopka uporabe aplikacije in tudi v nobenem primeru nisem dobil negativnega odziva glede uporabnosti. Sama aplikacija se mi zdi dokaj fleksibilna, kar pomeni, da je prilagodljiva glede na sistem presojanja posameznega podjetja. To se kaže tudi v dejstvu, da nam sistem dokaj dobro funkcionira. Trenutno še ne uporabljamo vseh funkcionalnosti katere aplikacija ponuja, vendar nameravamo s časom izkoristili tudi ostale ponujene funkcije.

 

»Ali zaznavate učinke, ki vam jih prinašajo nivojski in morda tudi ostali interni auditi, ki jih izvajate?«

 

Trenutno so učinki pričakovani glede na fazo projekta. Ti so večinoma na strani zmanjšanih napak, katere izhajajo iz večjega nadzora in posledičnim usposabljanjem, kar je tudi eden izmed namenov auditiranja. Presenetljivo je, da se je marsikateri proces na katerem je bila težava izvajanja in doslednosti »večna«, praktično pričel izvajati čez noč.  Zavedamo se, da izvajanje projekta ne smemo prepustiti naključju, kajti trenutno smo še v začetni fazi glede odkrivanja globljih korenin vseh izgub. Prava vrednota sistema namreč pride takrat, ko se začnemo spopadati s kroničnimi problemi in njihovimi viri oziroma vzroki. Je pa seveda ta faza najtežja in zahteva več angažiranosti vseh zaposlenih ter sistemski pristop.

 

Menimo, da je glavni učinek sprememba miselnosti, da napak ne smemo skrivati, da moramo za glavne težave določiti sistemske ukrepe katere pridejo iz timskega dela. Zavedati se moramo tudi, da je aplikacija pripomoček, katera sama po sebi ne rešuje problemov, ampak ti sistemsko pomaga k  izboljševanju in jo moramo znati pametno izkoristiti.

 

»Na splošno, iz tehničnega, organizacijskega, ali povsem človeškega vidika, kaj vam je pri digitalnem izvajanju auditov najbolj všeč in kaj bi izboljšali?«

 

Najbolj nam je všeč uporabnost pri izvajanju na terenu, preko mobilnih aparatov oziroma tabličnih računalnikov, ter kako aktivnosti lahko določiš kar na terenu, zadolžiš osebo ter rok izvedbe. Da ne govorim o stopnji in prioriteti aktivnosti, katere se še nismo dobro dotaknili in je odlično izhodišče za nadaljnje analize, koliko so naši ukrepi res močni. S časom uporabe, smo tudi videli nekaj priložnosti za izboljšave, v smislu povezave med opisom težave in povezave z aktivnostjo, katere je razvijalec aplikacije tudi podprl in glede na dosedanje sodelovanje sploh ne dvomim o implementaciji.

 

»Pri vsakdanjem delu in izvajanju poljubnih auditov se vam je zagotovo zgodila kakšna zanimiva situacija, bi nam zaupali kakšno anekdoto ali »prijetno« napako iz katere ste se nekaj naučili?«

 

Kot uvajalec, oziroma skrbnik sistema nivojskih presoj sem vedno pod pritiskom, koliko nam orodje v kombinaciji z metodo res koristi in tako sem hotel dobiti realno stanje, kako izvajalci nivojskih presoj razmišljajo o sistemu. Zato sem po dobrem mesecu presojevanja, stopil do ene izmed vodij oddelka ter  pod pretvezo razložil, da od danes naprej izvajanje presoj ni več potrebno. Seveda sem dobil začuden obraz in obrazložitev, da to ne pride v poštev, ker je vodja razvil določen mehanizem uporabnosti sistema, v smislu izboljševanja usposobljenosti in stalnega napredka na določenih temah. Torej iz tega bi bil zaključek, da sistem služi svojemu namenu takrat, ko ga uporabnik sprejme. Do takšnega stanja sicer ne pridemo enostavno in tudi mi seveda nismo prisotni na vseh področjih, je pa potrebno predvsem veliko timskega sodelovanja in sistemskega pristopa.

 

Kljub, že kar nekaj vloženega truda in časa je sistem vpeljan do izvajanja presoj, kar pa ne pomeni, da je delo opravljeno. Sedaj se projekt šele dobro začenja, kajti iz vseh podatkov oziroma stanja analiz iz presoj, moramo to dobro izkoristi, se naučiti prave probleme reševati na pravi način, pogledati v korenine vseh izgub ter jih znati pravilno izkoreniniti.

Izvajanje nivojskih procesnih auditov v podjetju Polycom

Primer dobre prakse, ki mu je vredno slediti

 

Polycom  je eno najuspešnejših podjetij v Sloveniji z razlogom! Njihova pristna miselnost, kultura in tudi digitalizacija procesov auditiranja jih dela drugačne, boljše.

 

Zagotovo je vsem  nam, ki smo se kdaj srečali z izkušnjo zunanje presoje, kot so ISO, IATF, TS, GMP, VDA …, znan tisti stavek: »Nikar ne govori preveč! Odgovarjaj samo na tista vprašanja, ki ti jih postavi auditer«.

Uspešno opravljen audit, presoja in pridobljen certifikat, je zagotovo uspeh, ampak kot bi rekel mali princ: »Bistvo je očem skrito«.

 

Kultura je nekaj, kar počnemo tudi takrat, ko nas nihče ne gleda. Ali ni bolje, da namesto brezglavemu »gašenju« težav, namenimo dnevno 15-20 minut auditiranja in si tako prihranimo marsikateri problem. In ne samo to, z auditom lahko najdemo mnogo potencialnih in dejanskih izgub, ki nam pomenijo priložnosti za izboljšanje.

Iz primera Polycom lahko spoznamo, da je Audit lahko mnogo več, kot zgolj nadzor. Od sposobnosti ljudi je odvisno, kakšna je ta izkušnja. Ali ni audit odlična priložnost, da se lepo pogovorimo s sodelavci, skupaj iščemo priložnosti za izboljšanje ali koga kaj naučimo?

 

Nekaj podobnega, kot v šoli. Učitelj lahko preverja znanje, deli (slabše) ocene, lahko pa tudi uči in spodbuja.

 

BRAVO Boris in BRAVO Polycom!

                                                                                 Bojan Šinkovec